(1) Stammdatenverwaltung
Die Basis der TCmanager Seminarverwaltungs-Software sind die umfassenden Möglichkeiten der Stammdatenverwaltung. Nicht nur Kunden- und Kursmodule, sondern auch Ausbildungswege, Erlöskonten, Lieferanten-, Verträge- und Materialstammdaten, ebenso wie Schlüsseltabellen etc. lassen sich hier mit zahlreichen Einzelheiten charakterisieren. Auch Kataloge und Ressourcen, wie Trainer, Räume und Equipment werden mit einer Reihe von individuellen Kennzeichen erfasst. Dies trifft auch auf die Verwaltung von Angeboten und Projekten zu. Alle Verknüpfungen zu anderen Daten lassen sich auf Knopfdruck anzeigen. So können Zusammenhänge leicht nachvollzogen werden.

(2) Kursarten
Viele Trainingszentren bieten eine ganze Palette unterschiedlicher Kursarten an. TCmanager® bildet eine Variantenvielfalt bei der Verwaltung von offenen Kursen, exklusiven Veranstaltungen und Elearningprodukten an.
Kurspakete und Ausbildungswege werden durch den Curriculum Editor grafisch repräsentiert. Die einzelnen Kurse können zusätzlich mit (Eingangs-)Tests, Prämienpunkten, Learning Credits und Infopaketen versehen werden. Kurse können auch im Rahmen von Projekten oder Schulungskonten angelegt und flexibel abgerechnet werden.

(3) Interakative, grafische Terminpläne
Grafische Terminpläne, die Gesamtübersichten von Kursen und Ressourcen liefern, gehören zu den besonderen Stärken von TCmanager. Kurspläne, Equipmenteinsatz und Raumbelegungspläne sind als Kalenderansicht, aber auch als Listen abrufbar.
Planungen, Buchungen und Änderungen können per Mausklick bzw. Drag & Drop-Funktion – direkt aus der grafischen Übersicht heraus – durchgeführt werden. Layout, Farbgebung und Inhalte werden in Bezug auf Zeitraster und Detaillierungsgrad der Information nach Ihren Vorgaben definiert, individuell eingestellt und abgespeichert.
Die Einzelterminpläne unterschiedlicher Ressourcen, besipielsweise Raumpläne oder Trainereinsatzpläne lassen sich unter Angabe von Detailinformationen auch synchronisiert darstellen.

(4) Buchungen
Teilnehmer werden mit der TCmanager Seminarverwaltungs-Software schnell und unkompliziert ein-, um- oder ausgebucht. Dies kann aus dem Kundendatensatz heraus oder direkt aus dem Kalender erfolgen.
Einzel- und Sammelbuchungen, NoName-Buchungen und Buchungen über Kontingente sowie Schulungkonten sind ebenso möglich, wie Buchungen auf Warteliste und der rasche Austausch einzelner Teilnehmer. Die Unterkunft kann durch die entsprechende TCmanager-Funktion dazugebucht werden.
Personalentwickler können Einzel- oder Gruppenbuchungen vornehmen. Die umfangreiche Rechteverwaltung erlaubt die Abbildung von Genehmigungsprozessen, sowohl über den Webzugang als auch im Windows-Client. Auch Kunden oder Mitarbeiter können je nach Angebot und Konfiguration selbst online-Buchungen vornehmen.

(6) Qualifikationsmanagement
Mit dem durch Tests und Gültigkeitszeiträumen erweiterten Qualifikationsmanagement unterstützt TCmanager die gezielte Personalentwicklung entlang der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens.
Anhand von Qualifikationsprofilen werden die bestehenden Qualifikationen mit den Anforderungen definierter Aufgabengebiete abgeglichen. Aus der Differenz (Gap-Analyse) wird der Handlungsbedarf ermittelt. Daraus können Vorschläge zu möglichen Qualifizierungswegen generiert werden. Soll-/Ist-Vergleiche werden grafisch oder als Liste dargestellt, um Handlungsbedarf schnell erfassen zu können. Qualifikationsprofile lassen sich durch unterschiedliche Kombinationsmöglichkeiten von Einzelqualifikationen auf mehreren Ebenen definieren.

(7) Kundenverwaltung
Die Kundenverwaltung von TCmanager basiert auf einer umfangreichen Adressdatenbank, in der Firmen und deren Mitarbeiter verwaltet werden. Die Daten können dabei nach Marketinggesichtspunkten wie Interessensgebieten, Werbekontakten und ABC-Kennung ergänzt werden. So lassen sich aus den Prozessen des Tagesgeschäftes neue Auftragspotentiale generieren.
Der Bildungsbedarf eines Kunden, dessen Buchungshistorie oder Qualifikationen lassen sich ebenso direkt abrufen, wie Umsätze mit bestimmten Geschäftspartnern. Auswertungen lassen sich komprimiert oder mit Details versehen darstellen.

(8) Kurs- und Ressourcenplanung
TCmanager Seminarverwaltungs-Software unterstützt die Terminplanung aktiv, indem sie automatisch Ressourcen, wie Trainer, Räume und Equipment reserviert, freie Ressourcen listet und Terminüberschneidungen anzeigt. Auf Ressourcenengpässe weist TCmanager schon bei der Planung hin und ermöglicht so rechtzeitig die Vermeidung von Konflikten. Feiertage und Sperrzeiten werden gemeldet.
Bei Planungsänderungen, insbesondere Terminverschiebungen wird auf schon gebuchte Teilnehmer aufmerksam gemacht, damit diese dann direkt informiert werden können.
TCmanager führt nach Ihren Präferenzen automatisiert umfangreiche Kursplanungen und Teilnehmerbuchungen durch.

(9) Budget & Forecast
Eine solide Budgetplanung durch realistische Kalkulation der einzelnen Produkte und Produktgruppen gibt Ihnen Planungssicherheit, so dass Sie wirtschaftlich entscheiden und handeln können. Basierend auf den Kosten der einzelnen Produkte und dem voraussichtlichen Kursvolumen kann z.b. ein komplettes Jahresbudget aufgestellt werden. Zusätzlich kann auf Basis der aktuellen Planwerte und der tatsächlichen Buchungen auf Knopfdruck ein Forecast erstellt werden.

(10) Aufträge & Rechnungen
Die TCmanager Seminarverwaltungs-Software unterstützt standardisierte Rechnungsstellung, d.h. sowohl normale Einzelrechnungen und auch speziellere Kostennoten für exklusive Firmenveranstaltungen, aber auch Sammelrechnungen und Gutschriften. Dabei können individuelle Aufträge genauso berücksichtigt werden, wie Abrechnungen mit Projektbezug. Rechnungen können nach Vorgaben für mehrere Kostenträger separat definiert werden. Gebündelte Abrechnungen können auch über Schulungskonten erfolgen.
Die Zuordnung zu Kostenstellen und Erlöskonten ist jederzeit gegeben. Ein Datenaustausch, beispielsweise mit Finanz- oder Buchhaltungssystemen ist über präzise definierte Schnittstellen problemlos durchführbar.

(11) Controlling & Berichte
Auf Knopfdruck erhalten Sie aussagekräftige Auswertungen zu Umsatz- und Auftragszahlen, Kursbelegungen, zu Teilnehmerstatistiken sowie Ihren TOP 20 / 50 / 100 -Kunden und -Kursen.
Zügig und bequem können Sie so Trainer- und Raumauslastungen planen und jederzeit den aktuellen Status und dessen Entwicklung überwachen. Die obligatorische Schnittstelle zum Tabellenkalkulationsprogramm MS Excel® ermöglicht jederzeit aktuelle Aufstellungen zu Preisen und Konditionen.
Standardmäßig sind innerhalb TCmanager Seminarverwaltung etwa 300 unterschiedliche Berichte zu allen möglichen Aspekten abrufbar. Mit wenigen Klicks werden viele Datenbereiche auch nach Excel exportiert, wo sie weiter verarbeitet werden können.

(12) Bestellungen & Lieferanten
Die Funktionen des Bestellwesens stellen sicher, dass Ihnen das richtige Material für Ihre Kursdurchführung komplett und rechtzeitig zur Verfügung steht. Dazu kommt die umfassende Lieferanten- und Materialverwaltung mit Möglichkeiten der detaillierten Volumenvorbelegung und Reservierung.
Der Materialeinsatz wird pro Kurstermin und/oder Kursteilnehmer präzise dokumentiert. Von der Materialbedarfsabfrage über das Bestellwesen bis hin zu Wareneingang und Materialabruf stehen Ihnen viele komfortable und arbeitssparende Funktionen zur Verfügung.
Die Lieferantenvertragsverwaltung ermöglicht Ihnen einen detaillierten Überblick über die Entwicklung der Geschäftsbeziehungen und des Preisgefüges Ihrer einzelnen Lieferanten.

(13) CRM & Marketing
Ob Sie Angebote erstellen, Kontakte pflegen oder Aufgaben zur Wiedervorlage anlegen – TCmanager bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihre Aufgaben in Vertrieb und Service zu organisieren. Die umfassenden Selektionsfunktionen für einfache und komplexe Datenbankabfragen sind nahezu intuitiv bedienbar. Die Auswahl von Adressen kann nach zahlreichen Kriterien, wie z.B. Bildungsbedarf, Wohngebiet oder auch dokumentierten Zusatzeigenschaften erfolgen. Auf diese Weise können die richtigen Kundenadressen für Mailing- und Telefonaktionen gezielt und nach vielfältigen Kriterien ausgewählt werden. Automatisch wird die Einbeziehung einer Person in eine Werbeaktion oder ein Gespräch in den Stammdaten vermerkt. So entsteht eine informative Kontakthistorie. Natürlich können Kunden oder Firmen auch von Mailingaktionen ausgenommen werden.
Ihre Marketingprojekte jeglicher Größe werden übersichtlich dokumentiert, ohne dass Detailinformationen verloren gehen. Bonusprogramme, Kurspakete und Schulungskonten - beispielsweise im Rahmen von Kundenbindungsprogrammen - werden einfach nebenbei mitverwaltet.

(14) Qualitätsmanagement
Teilnehmern können Fragebogen in Papierform, per online-Formular oder als verschlüsselten Link zur Verfügung gestellt werden. Die Auswertung ist auch anonymisiert darstellbar. Die Fragebögen werden von Ihnen selbst oder mit Unterstützung von SoftDeCC erstellt. Verschiedene Bewertungsmethoden sind möglich.

Optimieren Sie Ihr Angebot und greifen Sie bei unerwünschten Entwicklungen steuernd ein, in dem Sie die Rückmeldungen Ihrer Teilnehmer rationell auswerten. So stellen Sie die dauerhafte Qualität Ihres Kursprogramms sicher. Das integrierte Beschwerdemanagement-Modul lässt Sie neue Herausforderungen rechtzeitig erkennen und adäquat reagieren, indem Kritik und die resultierenden Bearbeitungsschritte sorgfältig dokumentiert werden.

(15) Internetkataloge/ Kursangebot
Auf einem oder mehreren der über TCmanager verwalteten Intranet- / Internetportale präsentieren Sie Ihr Kursangebot. Neben Kursbeschreibungen, Preisen oder Terminen werden auch mehrsprachige und bebilderte Kataloge erzeugt. Kursbeschreibungen werden direkt in den Kursmoduldaten der Seminarverwaltung gepflegt und zeitgleich mit der Freigabe in den Onlinekatalog übernommen. Durch modernste Funktionalitäten, wie beispielsweise Crossselling-Elemente wird Ihr Vertrieb effektiv unterstützt. Neue Termine werden von autorisierten Anwendern direkt zur Anzeige und Buchung freigegeben. Kunden und Mitarbeiter können sich dann auf Ihrer Website direkt anmelden. Zur flexiblen Implementierung von Webapplikationen wurden API-Schnittstellen integriert.

(16) Curriculum Editor
Um auch komplexe Ausbildungswege, mit verpflichtenden oder optionalen Bestandteilen oder Schwerpunkten zu visualisieren, wird der Curriculum-Editor eingesetzt. Die einzelnen Kurse, WBTs und/oder Tests werden als Grafiken angezeigt, die wahlweise mit individuellen Zusatzinformationen versehen sind.
Der Anwender bestimmt den Aufbau der Lehrgänge und Terminketten und illustriert Wahlmöglichkeiten und Kursarten durch individuelle Farbgebung manuell.
Alternativ dazu kann aber eine vordefinierte Grafik auch auf Knopfdruck übernommen werden.
Die Bezüge zwischen den einzelnen Modulen werden auch bei Text- oder Layoutanpassungen durchgehend beibehalten. Änderungen werden dynamisch ins Webdesign der Kataloge übertragen. Links zu alternativen Ausbildungswegen und Webseiten werden einfach integriert. Durch Doppelklick auf die aktiven Grafikelemente kann der Interessent weitere Kursinformationen abrufen.

(17) my TCmanager
Der sichere Login zu den verschiedenen myTCmanager Anwendungen erfolgt in der Regel durch die Eingabe einer Kennung und ein Passwort. Natürlich ist es möglich den kompletten Login-Prozess durch eine Single-Sign-On Infrastruktur zu ergänzen:

(a) myTCmanager für Kunden
myTCmanager für Kunden, Manager oder Trainer bietet passwortgeschützte Zugänge für Ihre registrierten Kursteilnehmer. Die Teilnehmer können auf ihre persönlichen Daten zugreifen und diese bei Bedarf aktualisieren. Bei Qualifikationen mit limitierter Gültigkeitsdauer können automatisch Hinweise ausgegeben werden, dass eine Qualifikation zu aktualisieren ist.
Kurse können unter Berücksichtigung von individuellen Genehmigungsprozessen mit wenigen Klicks gebucht und storniert werden.Das jeweilige Kursangebot wird über die Katalog- bzw. die Webportalverwaltung geregelt.

(b) myTCmanager für Manager (Management Self Service)
Der personalisierte Zugang für Personalverantwortliche ermöglicht Einzel- und Gruppenbuchungen für Dritte, berücksichtigt terminspezifische Buchungs- und Stornierungsfristen sowie den aktuellen Bildungs- und Zertifizierungsstatus der Mitarbeiter. Lücken in benötigten Qualifikationsprofilen werden so frühzeitig aufgezeigt, dass rechtzeitig steuernd eingegriffen werden kann. Auch mehrstufige Genehmigungsprozesse werden sicher abgebildet.
Bei Bildungskampagnen können auf unterschiedlichem Abstrahierungsniveau Berichte und Auswertungen dargestellt werden, so dass der aktuelle Projektfortschritt, beispielsweise im Rahmen einer Zertifizierungskampagne jederzeit eingesehen werden kann.

(c) myTCmanager für Trainer
Trainer können sich jederzeit und von jedem Ort über ihre aktuellen Einsatzpläne zu informieren. Kurse und Aktivitäten werden in grafischer oder Listenform dargestellt. Trainer können hier selber ihre Verfügbarkeit steuern, z.B. Urlaub hinterlegen, so dass ihre Präferenzen bei der Planung im Schulungszentrum rechtzeitig berücksichtigt werden können.

(18) Testgenerator
Der Testgenerator ermöglicht es dem Anwender in kürzester Zeit ein individuelles Prüfungsdesign zu entwerfen und Testergebnisse schnell und unkompliziert nach definierten Bewertungskriterien auszugeben.
Online-Tests können verschiedene Fragearten beinhalten, z.B. Multiple-Choice-Fragen, mit einer oder mehreren Lösungsmöglichkeiten, Lückentexte graphische Auswahlfragen, Sortier- oder Drag&Drop-Aufgaben erstellt, modifiziert und ausgewertet werden. Die Eingabe von Freitexten ermöglicht die Darstellung von Wissen und das Skizzieren individueller Lösungsmöglichkeiten.
Didaktische Tests erlauben die Überprüfung des vorausgesetzten Wissens vor einem Kursbesuch. Ebenso geben Tests auch bei groß angelegten Zertifizierungskampagnen Einblick in die individuellen Lernfortschritte und indizieren so auch vorhandenen Optimierungsbedarf. Je nach Testergebnis können den Teilnehmern unterschiedliche Kurse empfohlen werden, um ihr Wissen abzurunden und Qualifikationsprofile zu komplettieren.

(19) Bildungskampagnen / Zertifizierungsprojekte
Große Zahlen von Mitarbeitern, die z.B. im Rahmen eines Change Prozesses oder einer Umstrukturierung ein breites Bildungsfeld bearbeiten, zu managen ist eine Herausforderung. Die Auswahl der Teilnehmer, das Zuweisen individueller Bildungsprofile, die Korrespondenz, Terminierung und Statusverfolgung stellen eine komplexe Aufgabe dar.
Die Kombination aus Präsenzveranstaltung, Lehrgängen und WBTs versehen mit Tests erlaubt es den Projektfortschritt und den kontinuierlichen Wissenszuwachs der Organisation lückenlos zu dokumentieren.
Durchdachte Unterstützung von Auswertung, über automatisierten Schriftverkehr bis zur Zertifizierung bietet die TCmanager Software. SoftDeCC Software GmbH hat global operierende Unternehmen bei der Durchführung breit angelegten Bildungskampagnen begleitet und berät Sie gerne bei der Definition und Umsetzung des Projektes. Bildungskampagnen mit vielen tausend Teilnehmern werden über die E-Learning Plattform initialisiert und effizient begleitet.

(20) Elearning-Plattform
Mit der Elearning-Plattform lassen sich WBTs, Chats, Foren, News und Glossar leicht und effizient verwalten. Die WBT-Standards AICC und SCORM werden selbstverständlich unterstützt und können in ihrer gesamten Funktionalität genützt werden.
Der kommunikativen Infrastruktur, einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Schulungskonzepte wird Rechnung getragen. Tutoringprozesse und Diskussionen von Moderatoren und Teilnehmern lassen sich hier abbilden.
Anwender der TCmanager Seminarverwaltungs-Software lernen in kürzester Zeit problemlos Kursinhalte einzubinden und zu veröffentlichen. Über die Rechteverwaltung im TCmanager wird beispielsweise auch der Zugang zu nicht öffentlichen Foren geregelt.

(21) Webportale
Prozesse zu verschlanken, eine wirtschaftliche, zentrale Administration, aber dennoch Zielgruppen ihren individuellen Anforderungen gemäß zu betreuen, darf kein Widerspruch sein. Was bei TCmanager mit der individuellen Katalogzuweisung begonnen hat, wird im Rahmen der Webportalverwaltung weitergeführt.
Zentrale Verwaltung und Pflege der Oberflächen und der Zugriff auf eine gemeinsame Datenbank werden kombiniert mit individuell gestalteten Trainingsportalen. Die individuellen Portale können beispielsweise für Projekte mit Großkunden, als auch für den Bedarf von Landes- und Tochtergesellschaften eingesetzt werden.
Aktualisierungen werden rasch und problemlos von TCmanager Anwendern eingepflegt, ohne dass eine neuerliche Programmierung von Seiten einer Agentur erforderlich ist.

Auf Wunsch integrieren wie auch das Open Source CMS 'Magnolia' (Content Management System), damit Sie Ihre Inhalte noch leichter selber pflegen können.

(22) Webservices
Um verschiedene Anwendungen mit dem TCmanager kommunizieren zu lassen, stellt SoftDeCC einen Webservice zur Verfügung. Dadurch ist es z.B. Ihren hauseigenen Webprogrammierern möglich die Internetkataloge oder myTCmanager Zugänge flexibel zu implementieren. Aufgrund der durchgängigen Standardisierung sind Anwendungen in Java, PHP, .Net etc. möglich. Häufige Änderungen an Webauftritten des Trainingsinstituts können problemlos vorgenommen werden.

(23) Schnittstellen
Sicherer Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen der Fachabteilungen, wie beispielsweise Rechnungswesen, HR oder auch Personaleinsatzplanungstools werden über flexibel programmierbare Schnittstellen ermöglicht.
Standardschnittstellen zur Übertragung des eigenen Terminplans, Kundenkontakten und ToDos nach MS Outlook sind ebenso vorhanden wie zahlreiche Möglichkeiten des Datenexports nach MS Excel, MS Word.
Gerne unterstützen wir Sie im Rahmen der Implementierung bei der Übernahme von Teilnehmerdaten, Kursdaten, etc.

(24) Technische Anforderungen
TCmanager Seminarverwaltungs-Software ist eine Windowsanwendung, basierend auf einer Client-Server-Architektur. Der TCmanager-Client benötigt ein Windows-Betriebssystem ab Windows2000. Serverseitig unterstützt TCmanager transaktionsfähige, relationale SQL-Datenbanken, beispielsweise Microsoft SQL-Server™ 7.0, 2000 / 2005 / 2008, Oracle 7 / 8 / 9 / 10 / 11 oder IBM-DB2. Dabei können alle von der jeweiligen Datenbank unterstützten Betriebssysteme verwendet werden.
Der Webservice benötigt einen Java-Servlet-Container als Laufzeitumgebung. Es wird mindestens Java 5 vorausgesetzt. Zum Einsatz kommen z.B. Tomcat 6/7, JBoss 4/5/6, Glassfish 2/3 und WebSphere. Dabei können alle vom jeweiligen Container unterstützten Betriebssysteme verwendet werden.
Gerne schicken wir Ihnen eine exemplarische Aufstellung der üblichen Konfigurationsvarianten zu oder sprechen im Rahmen eines kostenlosen Beratungstermins über weitere sinnvolle Möglichkeiten.