Die Kunst der Lastenhefterstellung für ein Learning Management System (LMS)

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Die Auswahl eines geeigneten Learning Management Systems (LMS) ist komplex. 

Der erste Schritt bei der Auswahl eines LMS beinhaltet eine möglichst komplette Aufstellung der eigenen Anforderungen und Prioritäten. Dabei ist es wichtig, nicht nur die aktuellen Herausforderungen zu beschreiben, sondern auch Aspekte der Zukunftsfähigkeit des LMS zu berücksichtigen. Basierend auf diesem Profil wird ein Anforderungskatalog (Lastenheft / RFI) erstellt, welches dann LMS-Herstellern zur Beantwortung und Selbstauskunft zugeschickt wird.

Wir stellen Ihnen über 25 Jahre LMS-Erfahrung zur Verfügung, damit Sie möglichst umfassend und einfach die für Sie wesentlichen Aspekte zusammenstellen können.

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Die Kunst der Lastenhefterstellung für ein Learning Management System (LMS)

Die Implementierung eines Learning Management Systems (LMS) ist eine komplexe Aufgabe, die sorgfältige Planung und eine klare Vision erfordert. Ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Umsetzung eines LMS-Projekts ist die Erstellung eines Lastenhefts. Dieses Dokument legt die Anforderungen und Ziele des Projekts fest und bildet die Grundlage für die Zusammenarbeit mit potenziellen Anbietern. Bei der Erstellung eines Lastenhefts für ein LMS stehen wir vor einer wichtigen Entscheidung: den richtigen Grad an Detaillierung und Flexibilität zu finden.

Hoher Detaillierungsgrad:

Ein umfassender Detaillierungsgrad in einem Lastenheft hat viele Vorteile. Er ermöglicht es, die Anforderungen und Erwartungen an das LMS bis ins kleinste Detail festzulegen. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Entwickler genau verstehen, was Sie benötigen. Ein detailliertes Lastenheft kann auch als Bewertungskriterium für potenzielle Anbieter dienen. Sie können die Angebote der Anbieter besser vergleichen und sicherstellen, dass sie Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen.

Notwendige Flexibilität:

Obwohl ein hoher Detaillierungsgrad wichtig ist, ist es ebenso entscheidend, ausreichend Flexibilität in das Lastenheft zu integrieren. Warum? Weil LMS-Technologien und -Methoden ständig weiterentwickelt werden. Was heute als beste Praxis gilt, kann morgen veraltet sein. Daher sollten Sie den Anbietern Raum lassen, um innovative Lösungen vorzuschlagen. Dies erfordert eine gewisse Offenheit für neue Ideen und einen Prozess, um diese Vorschläge zu bewerten.

Der goldene Mittelweg:

Um den richtigen Balanceakt zwischen Detaillierung und Flexibilität zu erreichen, sollten Sie sich auf einige bewährte Praktiken konzentrieren:

  1. Klare Kernanforderungen definieren: Legen Sie die Kernanforderungen und Hauptziele Ihres LMS genau fest. Dies bildet die Grundlage für das Projekt und sollte so detailliert wie möglich sein.

  2. Spielraum für Innovation einplanen: Ermutigen Sie Anbieter dazu, Vorschläge für innovative Lösungen zu machen. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, die Technologien und Methoden vorzuschlagen, die am besten zu Ihren Zielen passen könnten.

  3. Bewertungskriterien festlegen: Legen Sie klare Kriterien fest, nach denen Sie die Angebote der Anbieter bewerten werden. Dies kann sowohl technische als auch finanzielle Kriterien umfassen.

  4. Regelmäßige Kommunikation: Halten Sie den Kommunikationskanal zu den Anbietern offen. Diskutieren Sie Fragen und Ideen regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie auf dem gle

Die Bedeutung eines LMS-Lastenhefts

Ein sorgfältig ausgearbeitetes Lastenheft für ein Learning Management System bietet die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts. Die richtige Balance zwischen detaillierten Anforderungen und Flexibilität ermöglicht es potenziellen Anbietern, innovative Lösungen vorzuschlagen, während gleichzeitig die Kernziele des Projekts nicht aus den Augen verloren werden. Die enge Zusammenarbeit zwischen den Stakeholdern und potenziellen Anbietern ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das LMS den Bedürfnissen der Organisation gerecht wird.

Was ist bei der Lastenhefterstellung für ein Learning Management System (LMS) zu beachten?

Wie erstelle ich ein LMS Lastenheft: Die Bedeutung der Anforderungsanalyse

Die Auswahl und Implementierung eines Learning Management Systems (LMS) ist ein bedeutender Schritt für Bildungseinrichtungen und Unternehmen, die digitale Bildungsinhalte bereitstellen möchten. Damit ein LMS den individuellen Bedürfnissen und Zielen gerecht wird, ist es entscheidend, ein umfassendes Lastenheft zu erstellen. In diesem Artikel werden wir erläutern, warum die Auseinandersetzung mit den eigenen Anforderungen so wichtig ist und wie man funktionale und nicht-funktionale Anforderungen identifiziert. Außerdem werden wir Beispiele für diese Anforderungen in den LMS-Aspekten Lernplattform, Seminarverwaltung und Lernportale präsentieren.

1. Anpassung an individuelle Bedürfnisse

Jede Organisation hat einzigartige Anforderungen an ein LMS. Ein Lastenheft ermöglicht es, diese Anforderungen klar zu definieren und sicherzustellen, dass das ausgewählte LMS diese erfüllt.

2. Zukünftige Anforderungen berücksichtigen

Die Bildungslandschaft und die Anforderungen an Lernsysteme ändern sich ständig. Ein Lastenheft kann auch zukünftige Entwicklungen und Anforderungen berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das LMS langfristig relevant bleibt.

3. Kosteneffizienz

Ein Lastenheft verhindert unnötige Ausgaben, da es die Auswahl eines LMS verfeinert und das Risiko von Fehlinvestitionen minimiert.

Funktionale vs. nicht-funktionale Anforderungen

Bei der Erstellung eines LMS-Lastenhefts ist es wichtig, zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen zu unterscheiden.

Funktionale Anforderungen   Nicht-funktionale Anforderungen  
Funktionale Anforderungen beschreiben die spezifischen Funktionen und Features, die das Learning Management System bieten muss. Sie sind in der Regel messbar und technisch umsetzbar.   Nicht-funktionale Anforderungen hingegen beziehen sich auf Qualitätsmerkmale des Systems und seine Leistungsfähigkeit. Diese Anforderungen sind oft schwerer zu quantifizieren und können subjektiver Natur sein.  

Anforderungen an Lernplattform, Seminarverwaltung, Lernportale

Ein professionelles Learning Management System setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen.

Es empfiehlt sich für jedes Teilsystem einen eigenen Anforderungskatalog bzw. ein eigene Kapitel im Lastenheft zu erstellen. So ist es in der Regel nicht notwendig, dass die zentrale LMS-Administration zur Planung komplexer Trainingsprogramme auf einem Mobilgerät abgebildet wird. Im Falle einer Lernplattform kann die Mobilfähigkeit durchaus eine relevante Rolle spielen.

Wir haben Beispiele für Sie zusammengestellt, um funktionale und nicht-funktionale Anforderungen für LMS-Aspekte wie Lernplattform, Seminarverwaltung und Lernportale zu illustrieren.

Beispiel: Lastenheft Lernplattform

Funktionale Anfoderungen   Nicht-funktionale Anforderungen  
Benutzerregistrierung   Benutzerfreundliche Benutzeroberfläche  
Bewertungs- und Prüfungsfunktionen   Hohe Skalierbarkeit  
Integration von Multimedia-Inhalten   Gute Performance unter Last  
Fortschrittsverfolgung   Datenschutz und Sicherheit  
Reporting und Analysen   Mehrsprachigkeit unterstützt  
    Hohe Verfügbarkeit  
    Systemwartung und Support  

Beispiel: Lastenheft Seminarverwaltung

Funktionale Anfoderungen   Nicht-funktionale Anforderungen  
       
Kursverwaltung   Schnelle Antwortzeiten  
Terminplanung und Raumreservierung   Zuverlässige Datensicherung  
Equipmentplanung   Skalierbarkeit bei steigenden Nutzerzahlen  
Trainereinteilung   Benutzerfreundliche Oberfläche  
Teilnehmerbewertung   Datensicherheit und -integrität  
Online- und Präsenzseminare   Schnelle Reaktionszeiten bei Fehlern  
Anwesenheitskontrolle und Teilnehmerverwaltung   Unterstützung verschiedener Browser  
Automatische Benachrichtigungen   Compliance mit Datenschutzvorschriften  
Ressourcenmanagement      
Ressourcenmanagement      

Beispiel: Lastenheft Lernportale

Funktionale Anfoderungen   Nicht-funktionale Anforderungen  
       
Personalisierte Lerninhalte   Hohe Verfügbarkeit  
Qualifikations-Überblick   Schnelle Ladezeiten  
Gap-Analysen   Skalierbarkeit bei Nutzerwachstum  
Genehmigungsroutinen   Sicherheit und Datenschutz  
Mobile App-Unterstützung   Benutzerfreundliche Navigation  
Integration von externen Ressourcen   Datensicherheit und -integrität  
Reporting und Analytics      
Content-Bibliothek / externe Repositories      

Formulierung von Anforderungen im Lastenheft

Die korrekte Formulierung von Anforderungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie verständlich, eindeutig und umsetzbar sind. Hier sind einige bewährte Praktiken, wie Anforderungen präzise formuliert werden können:

 

1. Verwenden Sie klare und präzise Sprache

Anforderungen sollten in einer klaren und präzisen Sprache verfasst sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Vermeiden Sie vage Begriffe wie "schnell" oder "benutzerfreundlich". Stattdessen sollten Sie spezifische Kriterien angeben, z. B. "Seiten sollten in weniger als 2 Sekunden geladen werden" oder "Die Benutzeroberfläche muss intuitiv und einfach zu navigieren sein."

2. Verwenden Sie messbare Kriterien

Anforderungen sollten messbare Kriterien enthalten, anhand derer ihre Erfüllung überprüft werden kann. Dies könnte beinhalten, dass Sie Zeitrahmen, Mengen, Qualitätsniveaus oder andere quantifizierbare Metriken angeben. Zum Beispiel: "Das System muss gleichzeitig 1000 Benutzer unterstützen" oder "Die Fehlerquote darf 1% nicht überschreiten."

3. Seien Sie spezifisch und detailliert

Je detaillierter und spezifischer die Anforderungen sind, desto einfacher ist es für die Entwickler, sie umzusetzen. Vermeiden Sie allgemeine Aussagen und sorgen Sie dafür, dass jede Anforderung eindeutig beschrieben wird. Beispielsweise: "Die Benutzeroberfläche muss eine Suchfunktion mit automatischer Vervollständigung und Filteroptionen nach Kategorie und Datum haben."

4. Vermeiden Sie Annahmen

Es ist wichtig, Annahmen in den Anforderungen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass jede Anforderung eigenständig und ohne Vorannahmen verstanden werden kann. Wenn Sie bestimmte Bedingungen oder Voraussetzungen haben, sollten diese explizit in den Anforderungen festgelegt werden.

5. Nutzen Sie eine einheitliche Struktur

Um die Lesbarkeit und Nachverfolgbarkeit zu verbessern, ist es hilfreich, eine einheitliche Struktur für die Anforderungen zu verwenden. Dies könnte eine Nummerierung oder ein Labeling-System sein, das es ermöglicht, Anforderungen eindeutig zu identifizieren.

6. Berücksichtigen Sie Randbedingungen

Neben den Hauptanforderungen sollten auch Randbedingungen berücksichtigt werden. Diese können Einschränkungen, Einschränkungen oder besondere Bedingungen sein, unter denen die Anforderungen gelten. Zum Beispiel: "Das System muss in den gängigsten Webbrowsern (Chrome, Firefox, Safari, Edge) funktionieren."

7. Verifizierung und Validierung einbeziehen

Denken Sie daran, dass jede Anforderung verifiziert und validiert werden muss, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß erfüllt ist. Legen Sie fest, wie die Überprüfung erfolgen soll, ob durch Tests, Inspektionen oder andere Mittel.

 

Durch die Einhaltung dieser bewährten Praktiken bei der Formulierung von Anforderungen können Missverständnisse vermieden, die Entwicklungszeit verkürzt und die Wahrscheinlichkeit erhöht werden, dass das LMS den Erwartungen entspricht.

Eine klare und präzise Formulierung der Anforderungen ist ein wesentlicher Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Implementierung eines Learning Management Systems.

Schritt-für-Schritt-Analyse der LMS-Anforderungen

Die Anforderungsanalyse für Ihr zukünftiges LMS lässt sich in mehrere Schritte gliedern:

  1. Identifikation der Stakeholder: Identifizieren Sie alle beteiligten Parteien, die Anforderungen an das LMS haben könnten, einschließlich Lernenden, Lehrenden, Administratoren und IT-Teams.

  2. Anforderungssammlung: Sprechen Sie mit den Stakeholdern und sammeln Sie deren Anforderungen in Bezug auf Funktionen, Leistung, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.

  3. Priorisierung: Ordnen Sie den Anforderungen Prioritäten zu, um festzulegen, welche unverzichtbar sind und welche weniger wichtig sind.

  4. Dokumentation: Erstellen Sie ein strukturiertes Dokument, das alle identifizierten Anforderungen enthält, und unterteilen Sie sie in funktionale und nicht-funktionale Anforderungen.

  5. Validierung: Stellen Sie sicher, dass die gesammelten Anforderungen realistisch und erreichbar sind, und überprüfen Sie sie erneut mit den Stakeholdern.

  6. Aktualisierung: Berücksichtigen Sie Änderungen in den Anforderungen im Laufe der Zeit und halten Sie Ihr Lastenheft auf dem neuesten Stand.

Zusammenfassung

Die Erstellung eines LMS-Lastenhefts ist ein kritischer Schritt bei der Auswahl und Implementierung eines Learning Management Systems. Es stellt sicher, dass das gewählte LMS die spezifischen Anforderungen der Organisation erfüllt und auch zukünftigen Entwicklungen gerecht wird. Die Unterscheidung zwischen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen ermöglicht eine präzise Definition der Systemanforderungen. Eine sorgfältige Anforderungsanalyse, die die Schritte der Identifikation, Sammlung, Priorisierung, Dokumentation, Validierung und Aktualisierung umfasst, bildet die Grundlage für den Erfolg bei der Auswahl und Implementierung eines LMS.

Seien Sie im Auswahlprozess offen für Vorschläge und Erfahrungen von LMS-Anbietern. Mit neuen Informationen können Sie Ihre Anforderungen an die neuen Erkenntnisse anpassen.

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Kundenstimmen

  • Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit

    Die von uns definierten hohen Anforderungen an Funktionalität einerseits und gleichzeitiger Benutzerfreundlichkeit andererseits wurden von SoftDeCC durch individuelle Lösungen hervorragend in die Tat umgesetzt. Besonders hilfreich dabei waren zum einen die kompetente Beratung und Unterstützung wie auch die konstruktiven und lösungsorientierten Diskussionen. Die Zusammenarbeit gestaltet sich durch den sehr angenehmen Umgang und die hohe Verlässlichkeit als sehr gut.

    Astrid Werner, HDZ-Geschäftsstelle Stuttgart
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    TCmanager® LMS bietet alles, was man sich von einem Softwaretool für Trainingszentren verspricht. Unser umfangreiches Trainingsangebot für Fachhändler und Kunden wird heute weltweit durch zielgruppenoptimierte Trainingsportale unterstützt. Die Verwaltung von Terminen, Buchungen und Ressourcen ist logisch aufgebaut und intuitiv zu bedienen. Auswertungen können jederzeit, schnell und übersichtlich erstellt werden. SoftDeCC ist unser zuverlässiger Partner, mit dem wir auch zukünftig unsere Trainings- und eLearning-Szenarien abbilden werden.

    Dipl.-Ing. (FH) Jan Henrik Holk, Leiter Trainingszentrum, Maschinenfabrik Bernard Krone GmbH
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    Die act-Academy (ehemalige Siemens Academy) bietet praxisorientierte Ausbildungen und Dienstleistungen im gesamten IT-Umfeld an. Seit über 25 Jahren steht für die Trainingsfirma der Kunde im Mittelpunkt. Dazu bietet der TCmanager® die optimale Unterstützung. Sämtliche Prozesse und Arbeitsabläufe, wie Kursplanung, Anmeldewesen, Kontaktverwaltung, Web-Präsenz, Marketingaktionen und Projektüberwachung werden mit Begeisterung mit dem TCmanager abgewickelt. Zusätzlich zu erwähnen ist der hervorragende Support der Firma SoftDeCC.

    Daniel Bachmann, Geschäftsführer der act-Academy GmbH
  • Für Schulungen, Weiterbildung und Qualifizierung

    YASKAWA ist seit 2015 Kunde und Anwender des TCmanager®. Nach umfangreicher Suche nach einem Management Tool für unseren Schulungs- und Weiterbildungsbereich, sind wir nun nach der Einführung froh, dass die Wahl auf SoftDeCC gefallen ist. Man stellt sehr schnell fest, dass diese Software speziell für Schulung- und Qualifizierungsmanagement konzipiert wurde. Wir erfahren wesentlich mehr Möglichkeiten als zunächst gefordert und erwartet.  Wir sind uns sicher, mit dem TCmanager unsere Schulungseinrichtungen für die Zukunft gut auszurichten und unsere Effizienz und Qualität zu steigern.

    Referenzgeber

    Torben Schäfer, Manager YASKAWA ACADEMY, YASKAWA Europe GmbH
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    Hella Academy schult Werkstätten und Handelspartner in technischen Trainings zu unseren Produkten, wie auch zu fachlichen Themen wie „Hybrid & Hochvolt“ oder Fahrerassistenzsysteme.

    Seit 2015 sind wir zufriedener Kunde und Anwender des TCmanager® LMS. Besonders der Support überzeugt uns immer wieder. Von uns gewünschte Anpassungen oder Neuerungen an der Funktionalität der Anwendung werden sauber umgesetzt und helfen uns bei der Betreuung unserer Kunden.

    Referenzgeber

    Mark Schulte, Head of Training, Hella Gutmann Solutions GmbH
  • Qualität und Verlässlichkeit

    Seit mehr als 30 Jahren ist die Aus- und Weiterbildung der Kunden und Partner bei der Schneider Electric GmbH eng mit unserem Verständnis für Qualität und Verlässlichkeit verknüpft. 2019 haben wir uns für TCmanager® LMS der Firma SoftDeCC entschieden. Besonders hilfreich war die Unterstützung seitens SoftDeCC schon während der Implementierung des LMS. Auch nach dem erfolgreichen Start wächst das System, die damit verbunden Möglichkeiten und unsere eigenen Ansprüche an dieses Tool. Wir erfahren durch die Mitarbeiter von SoftDeCC, die sich in unseren Applikationen sehr gut auskennen, große Unterstützung!

    Referenzgeber

    Heiner Lentzen, Head of Customer Training Schneider Electric, DACH;
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