IT im Bildungsmanagement

Annette Bouzo (CELM)

Der Deutsche Bildungspreis

Seminarverwaltung, Talentmanagement und LMS sind für Unternehmen unabdingbar, wenn es um Software-Unterstützung der Bildungsmaßnahmen geht. Diese Erkenntnisse wurden schon in den letzten Jahren bei der Auswertung der Bewerbungen um den Deutschen Bildungspreises (1) gewonnen.

Eine Gemeinsamkeit hat sich bei den Preisträgern des Deutschen Bildungspreises klar herauskristallisiert: Neben ausformulierten, didaktischen Bildungskonzepten und strukturiert abgeleiteten Maßnahmen ist professionelle Software im Einsatz. Ohne Software-Einsatz können Bildungsmaßnahmen nicht so effizient zur Zielerreichung beitragen. Unterstützung durch ein LMS bei Qualifizierungs-Maßnahmen ist kein Kostenfaktor, sondern ein Hebel, um die Investitionen in das Know-How effizienter anzusetzen.

Ursächlich für die oft noch mangelhafte Software-Unterstützung sind oft die historisch bedingte Rolle der Personalabteilung als Verwaltungsinstanz und dem vermeintlichen Risiko einer Software-Einführung. Doch ohne professionelle Software-Unterstützung wird die eigene Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel gesetzt.

Bedeutung der IT-Unterstützung

Personalentwicklung als reine Verwaltungsaufgabe ist nur ein Kostenverursacher. Die Bedeutung der strategischen Personalentwicklung für die Unternehmensstrategie wird auch heute noch häufig unterschätzt, was an der mangelnden Ausformulierung der Strategien sichtbar ist. So ist eine Abstimmung mit der Unternehmensstrategie kaum möglich, es wird bestenfalls ‚hinterher-optimiert‘. Qualifizierung ist heute eine dauerhafte Kernaufgabe, keine punktuelle Maßnahme. Vorhandenes und ausbaufähiges Potential nicht zu erkennen ist teuer. Je tiefer das Lernen in einer Organisation verankert ist, je komplexer und zahlreicher Prozesse sind, desto höher der Mehrwert professioneller Systeme.

In der heutigen Wissensgesellschaft ist Know-How ein signifikanter Wettbewerbsfaktor. Personalentwicklung hat eine strategische Bedeutung. HR ist der wichtigste Lieferant für Wissen und Manpower im Unternehmen und trägt so durch Produktivitäts und Effizienzsteigerung zur Erreichung der Unternehmensziele bei.

Software-Einführung - Eine sichere Sache

Dass der Einsatz von professioneller Software auch heute zum Teil nur zögerlich erfolgt mag zum einen an den antizipierten Kosten liegen, aber auch im Wissen um die Komplexität einer Software-Einführung. Urban Legends von gescheiterten Softwareprojekten sind weitverbreitet. Bei genauerer Untersuchung stellte sich jedoch heraus, dass die Probleme oft in mangelhaften definierten Prozessen und Verantwortlichkeiten sowie schlechtem Projektmanagement zu finden sind. Investitionskosten können durch sorgfältige Planung und zügige Umsetzung gut kalkuliert werden. Skalierbare Lösungen tragen zur raschen Amortisierung bei, ebenso wie die enge Zusammenarbeit mit professionellen Anbietern.

Bildungsmanagement mit IT-Unterstützung

Die Entlastung der Trainingsverantwortlichen von Routineaufgaben in der Organisation und Kommunikation steht im Vordergrund. Durch Software-Einsatz wird nicht nur der Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die Qualität des Informationsflusses erhöht. Teilautomatisierte Funktionen wie Korrespondenz, Terminplanung und Genehmigungsworkflow begleiten die individuellen Prozesse. Diese Entlastung schafft Ressourcen für konzeptionelle Arbeit, didaktische Konzepte, Qualitäts- und Verbesserungsmanagement. Mitarbeiterportale bieten nicht nur Zugang zu Lernplattformen und –inhalten. Mitarbeiterportale verlagern administrative Vorgänge wie Anmelde- und Genehmigungsprozesse weg von der Fachabteilung und hin zu den Mitarbeitern.

Mitarbeiter werden also aktiv in Prozesse eingebunden was die Identifikation und damit das Engagement in Bildungs- und Changeprozessen positiv beeinflusst.   Seminarverwaltung ist das üblicherweise wenig interaktive Herzstück. Stammdaten der Mitarbeitern, Kurse, Qualifikationen und Ressourcen aggregieren Informationen. Je akkurater und vollständiger die Daten, desto besser die Ausgangsbasis für Prozesse und Controlling.

Prozessunterstützung durch Self-Service-Portale

Die Verschlankung von Verwaltungsprozessen bietet heute Unternehmen jeder Größe signifikante Einsparungsmöglichkeiten. Webportale können für unterschiedliche Zielgruppen wie Trainingsadministratoren, Trainer, Führungskräfte individuelle Funktionspakete bieten. Sowohl Planungsprozessen und Berichtswesen, aber auch Kommunikations- und Genehmigungsworkflows werden unterstützt, um einen Mehrwert zu generieren.

Lern- und Mitarbeiterportalen entlasten HR und Akademie. Durch Mitarbeiter und Manager-Self-Service werden nicht nur Routineaufgaben kontrolliert delegiert. Führungskräfte als auch Mitarbeiter werden so aktiv in die Prozesse integriert. Dadurch werden die Identifikation und somit auch das Engagement der Beteiligten gestärkt. Portallösungen muss ein ausführliches und feingranular justierbares Rechtekonzept zugrunde liegen, da hier auch die Belange von Betriebsrat und Datenschutz tangiert werden. Ein erfahrener Software-Anbieter kann hier individuelle Lösungsvorschläge machen oder kann schon relativ kostengünstig Standards aus einer Funktionsbibliothek anbieten.

Viele Prozesse im Bildungsbereich drehen sich letztendlich um Kommunikation. Schon in der Planungsphase sind Abstimmungen mit internen und externen Bildungsanbietern, also Akademien, Trainer und Lieferanten für Schulungsmaterial) ein. Prozesse, also wiederkehrende, standardisierte Abläufe, die mehrere Personen und Aufgaben (Aktionen) betreffen, werden durch den Einsatz von passender Software effizienter gestaltet. Einmal richtig aufgesetzt verringern sich Fehlerquoten, also Probleme die zeitintensives Nacharbeiten erfordern um ein Vielfaches.

Prozessbeispiele im Trainingsumfeld sind vielfältig: Buchungs- und Anmeldeprozesse von Mitarbeitern zu Schulungen können komplett von HR erledigt werden. Genehmigungs- und Zertifizierungsprozesse dokumentieren eine nachweisliche Bildungshistorie des Mitarbeiters. Kurse und Trainer werden bewertet, das Feedback zur Qualitätssicherung evaluiert. Diese administrativen Prozesse lassen sich durch flexible Berechtigungskonzepte moderner Workflow-Lösungen an Führungskräfte oder Mitarebeiter delegieren. Automatisierte Vorgänge können hier entscheidende Entlastung bringen. Maßgeblich sind beim Prozessdesign die Nachvollziehbarkeit und die Reproduzierbarkeit. Voraussetzung sind präzise Anforderungsdefinitionen. So kann sich ein klassisches Mitarbeiterportal von der Lernplattform zur integrierten Service-Plattform mit Mehrwert entwickeln.

Learn-Chain-Management

Über webbasierte Zugänge und Verknüpfungen zwischen Unternehmen und externen Bildungsanbietern können Prozesse auch aufwandsarm unternehmensübergreifend koordiniert werden. Beispiele dafür sind Bildungsangebote, die externe Trainingszentren nach Absprache mit HR im Intranet unter Integration von Genehmigungsprozessen buchbar machen. Im Hintergrund können verschiedenste Routinen der Rechnungsstellung, also Kontingent, Kostenstellenverrechnung etc. installiert werden. Selbst Bieterverfahren unterschiedlicher Trainingsanbietern könnten im Intranet realisiert werden um eine Wettbewerbssituation im Bemühen um beste Trainingsqualität herzustellen. Auch unternehmensübergreifende Feedbackauswertungen zur Qualitätssicherung können basierend auf flexiblen Rechtekonzepten von mehreren Instanzen eingesehen werden. Das heisst, dass auch Führungskräfte oder HR Fragestellungen in die Feedbackbögen des externen Trainingszentrums einbringen und Auswertungen erstellen können. Daran wird dann auch die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit gemessen. Die Akademien profitieren von der höheren Kundenbindung und der engeren Zusammenarbeit eines internen Marktplatzes.

Bildungscontrolling

Um zu wissen ob der Trainingsbetrieb zielorientiert läuft werden Daten erhoben und ausgewertet. Durch kontinuierliches Monitoring kann geprüft werden, ob Maßnahmen zum Erfolg führen. Dabei werden verschiedene Ebenen zu betrachtet. Daten zu Auslastung, Qualität und Tests werden den Zielvorgaben gegenüberstellt. Soll-/Ist Status der Bildungsmaßnahmen werde je nach Verwendungszweck in unterschiedlicher Granularität ausgewertet. So können Fehlentwicklungen und Verbesserungspotentiale erkannt werden. Es liegt auf der Hand, dass kontinuierliche Datenerhebung durch IT schnell und problemlos erhoben, bei Bedarf anonymisiert und ausgewertet werden können. Ständige Begleitung ermöglicht eine zeitnahen Neuausrichtung bei strategischen Kurswechseln, die in Unternehmen durch innere oder äußere Einflüsse notwendig werden können. Software für Bildungsmanagement und Seminarverwaltung bietet heute schon im Standard hunderte von Berichten, die auf Knopfdruck z.B. in MS Excel zur Weiterverarbeitung zur Verfügung zu stehen.

Eines unserer White Papers behandelt das Thema Bildungscontrolling und Praxistransfer.

Technologie im Bildungsmanagement

Die Studie 278 ‚HR Software 2015‘ von SoftSelect (2) hat aktuelle HR-Lösungen hinsichtlich ihres technologischen Hintergrundes untersucht. HR-Software wird zumeist in Kombinationen von webbasiert Komponenten und Client-/Server-Architekturen angeboten. Webbasierte Lösungen reduzieren Installations- und Wartungskosten und sind durch ihre Kompatibilität browserunabhängig. Bei mobilen Endgeräten steht die Frage im Raum, für welche administrativen Funktionen das einen Mehrwert darstellt. Die üblicherweise verwendeten Datenbanken sind MS SQL-Server, Oracle und mySQL und entsprechen damit den technischen Möglichkeiten aller Unternehmen.Die Integration der Seminarverwaltung in die Systemlandschaft erfolgt durch Schnittstellen. Diese bieten die Möglichkeit des Datenaustausches mit HR oder FiBu. Schnittstellen sind heute leicht zu definieren und bieten eine enorme Effizienzsteigerung durch Verfügbarkeit von Informationen und Kommunikationsfluss ohne Medienbrüche. Mit ihrem Angebot entsprechen die meisten Software-Anbieter deFacto-Standards, die an die IT-Abteilungen keine übermäßigen Anforderungen stellen.  

Fazit

Bildungs- und Talentmanagement im Unternehmen ist in der heutigen Wissensgesellschaft für die Sicherung und den Ausbau der Marktposition essentiell. Für eine nachhaltige Unternehmensführung ist aktives Management in strategischer Personal- und Organisationsentwicklung unverzichtbar. IT-Unterstützung durch Seminarverwaltungs-Software, Talentmanagement und Bildungscontrolling ist im zielgerichteten Bildungs- und Talentmanagement unabdingbar, um Trainingsprogramme nachvollziehbar und wirtschaftlich im Sinne der Unternehmensstrategie umzusetzen.

Im eigenen Hause müssen Bildungsmanager als strategische Partner erkannt und entsprechend mit Kompetenzen und Finanzen ausgestattet werden. Bei der Einführung einer Software für sollten aber auch die eigenen Prozesse überprüft und gegebenenfalls zu optimieren. So kann letztendlich der erwartete Mehrwert generiert werden. Die Lösung liegt hier in der sorgfältigen Analyse der Anforderungen, der Erstellung eines detaillierten Lastenheftes mit richtiger Priorisierung der Anforderungen und der Auswahl eines erfahrenen Partners mit ausgeprägter Spezialisierung und viel Erfahrung.

Quellennachweis

  1. Dreyer, A. (2013). Qualitätsmodell betrieblichen Bildungs- und Talentmanagements. In D. Bildungspreis, Bildungs- und Talentmanagement - Jahrbuch 2013 (S. 17-29). Bonn / München: EuPD Research, TÜV SÜD Akademie.
  2. SoftSelect GmbH. (Januar 2015). SoftTrend Studie 278. HR Software 2015 . Hamburg, Deutschland.

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Kundenstimmen

  • Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit

    Die von uns definierten hohen Anforderungen an Funktionalität einerseits und gleichzeitiger Benutzerfreundlichkeit andererseits wurden von SoftDeCC durch individuelle Lösungen hervorragend in die Tat umgesetzt. Besonders hilfreich dabei waren zum einen die kompetente Beratung und Unterstützung wie auch die konstruktiven und lösungsorientierten Diskussionen. Die Zusammenarbeit gestaltet sich durch den sehr angenehmen Umgang und die hohe Verlässlichkeit als sehr gut.    

    Astrid Werner, HDZ-Geschäftsstelle Stuttgart
  • Innovativ und zuverlässig

    Seit 1998 gehört die SoftDeCC GmbH zu den Urgesteinen der deutschsprachigen eLearning-Branche. Für das eLearning Journal ist SoftDeCC immer ein zuverlässiger Partner, der mit interessanten Fachbeiträgen und innovativen Projekteinreichung für unseren eLearning AWARD immer wieder auf sich aufmerksam macht.

    Frank Siepmann, Chefredakteur und Herausgeber, elearning Journal
  • Beratungskompetent und serviceorientiert

    Wir haben den TCmanager® aufgrund der hohen Parametrisierbarkeit und des breiten Funktionsportfolios ausgewählt. Für die Zusammenarbeit mit SoftDeCC war die hohe Bereitschaft,sich mit den vorhandenen prozessualen Infrastrukturen in unserem Hause auseinanderzusetzen ausschlaggebend. Auch die Beratungskompetenz und hohe Servicebereitschaft, die sich in der engen Zusammenarbeit gezeigt haben, waren wesentliche Erfolgsfaktoren.

    Dr. Karin Birkmann, Leiterin KYOCERA ACADEMY, KYOCERA Document Solutions Europe B.V.
  • SoftDeCC ist unser zuverlässiger Partner

    TCmanager® bietet alles was man sich von einem Softwaretool für Trainingszentren verspricht. Unser umfangreiches Trainingsangebot für Fachhändler und Kunden wird heute weltweit durch zielgruppenoptimierte Trainingsportale unterstützt. Die Verwaltung von Terminen, Buchungen und Ressourcen ist logisch aufgebaut und intuitiv zu bedienen. Auswertungen können jederzeit schnell und übersichtlich erstellt werden. SoftDeCC ist unser zuverlässiger Partner, mit dem wir auch zukünftig unsere Trainings- und eLearning-Szenarien abbilden werden.

    Dipl.-Ing. (FH) Jan Henrik Holk, Leiter Trainingszentrum, Maschinenfabrik Bernard Krone GmbH
  • Hervorragender Support

    Die act-Academy (ehemalige Siemens Academy) bietet praxisorientierte Ausbildungen und Dienstleistungen im gesamten IT-Umfeld an. Seit über 25 Jahren steht für die Trainingsfirma der Kunde im Mittelpunkt. Dazu bietet der TCmanager® die optimale Unterstützung. Sämtliche Prozesse und Arbeitsabläufe, wie Kursplanung, Anmeldewesen, Kontaktverwaltung, Web-Präsenz, Marketingaktionen und Projektüberwachung werden mit Begeisterung mit dem TCmanager abgewickelt. Zusätzlich zu erwähnen ist der hervorragende Support der Firma SoftDeCC.

    Daniel Bachmann, Geschäftsführer der act-Academy GmbH
  • Perfekte Lösung

    Mit dem TCmanager verfügt die Arrow ECS AG mittlerweile weltweit über eine perfekte Lösung zur Planung, Organisation und Durchführung von IT-Schulungen. Selbst komplexe Prozesse können schnell und effizient abgewickelt werden. Mittlerweile wird der TCmanager auch als Vertriebs-Tool für die Erstellung von Angeboten und zur Kontakteverwaltung verwendet und bildet dadurch ein rundes Komplettpaket zur operativen Abwicklung unseres Trainingsgeschäfts.

    Peter Froeschl, Prokurist und Manager Business Group Training, Arrow ECS AG
  • Wir empfehlen TCmanager uneingeschränkt

    Effizientes Arbeiten in einer schlanken Organisation ist mit einer durchdachten und bewährten Standardsoftware möglich, die fast jeden noch so ausgefallenen Wunsch beherrscht. Der TCmanager lässt uns seit 2001 auf die Wünsche unserer Kunden schnell und kompetent reagieren. TCmanager als Software und SoftDeCC als beratungskompetenter und servicebereiter Entwickler werden von uns uneingeschränkt empfohlen.

    Michael Ziefle, Geschäftsführer, NT+C Südwest GmbH
  • Für Schulungen, Weiterbildung und Qualifizierung

    YASKAWA ist erst seit 2015 Kunde und Anwender des TCmanager®. Nach umfangreicher Suche nach einem Management Tool für unseren Schulungs-und Weiterbildungsbereich, sind wir nun nach der Einführung froh, dass die Wahl auf SoftDeCC gefallen ist. Man stellt sehr schnell fest, dass diese Software speziell für Schulung- und Qualifizierungsmanagement konzipiert wurde. Wir erfahren wesentlich mehr Möglichkeiten als zunächst gefordert und erwartet.  Wir sind uns sicher, mit dem TCmanager unsere Schulungseinrichtungen für die Zukunft gut auszurichten und unsere Effizienz und Qualität zu steigern.

    Torben Schäfer, Manager YASKAWA ACADEMY, YASKAWA Europe GmbH