Was ist besser: LMS in der Cloud oder on-Premise?

LMS als SaaS-Lösung oder onSite?

"Ist OnPremise oder SaaS besser? Was hat es mit Hosting-Services auf sich? Was versteht man unter webbasiert? Sind Learning Management Systeme aus der Cloud kostenlos? Und was ist der Unterschied zwischen Software-as-a-Service und Hosting?“

Diese Fragen stellen sich heute bei der Auswahl jeder Software. Als wäre die Auswahl des richtigen Learning Management Systems nicht schon kompliziert genug, kursieren eine Vielfalt verknüpfter oder synonymer Begrifflichkeiten oder falscher Informationen.
Wir wollen Klarheit schaffen.

Webbasiertes LMS

Webbasierte Software ist heute der Standard. Als Synonym für webbasiert ist auch browser-basiert gebräuchlich. Webbasierte Software ist so konzipiert, dass sie nicht auf dem individuellen Rechner des Anwenders installiert wird, sondern auf einem Server. Für den Aufruf ist daher eine Internet- oder Intranet-Verbindung notwendig. Der Anwender startet das Programm über einen Webbrowser (Chrome, Microsoft Edge, Mozilla …), indem er eine URL eingibt.

Für den Zugang zur Administrationskomponente des LMS werden individuelle Zugangsdaten z. B. Anwendername und Passwort, eingegeben. Lernende können dagegen oft ohne weiteres auf die Lernplattform zugreifen um sich über das Trainingsportfolio zu informieren. Sind dagegen Lerninhalte geschützt oder nur für bestimmte Personenengruppen verfügbar, so werden sichere Lernportale verwendet.

Vorteil; Dadurch, dass die Software nicht lokal auf dem jeweiligen Rechner installiert wurde, werden Updates wie z. B. Systemerweiterungen, Fehlerbehebungen etc.  dezentral angestoßen. Ggf. bekommt der Anwender eine Nachricht, dass Updates verfügbar sind oder schon eingespielt wurden. Webbasierte Software ist – so die Sicherheitsbestimmungen im Unternehmen es zulassen – auch für mobiles Arbeiten oder Home-Office eine Grundvoraussetzung. Webbasierte Lösungen haben Client-Server-Anwendungen heute weitgehend abgelöst.

LMS onPremise oder onSite

OnPremise (=OnSite) bedeutet, dass das LMS auf einem Server des eigenen Unternehmens installiert ist. Dabei ist es unerheblich, ob das Learning Management System webbasiert ist oder als klassische Client-Server-Konstellation funktioniert. Kernmerkmal ist die lokale Installation auf den Servern der eigenen IT.

Die Verantwortung für Pflege und Updates des Systems liegt dabei meistens bei einem Systemadministrator der eigenen IT-Abteilung. Für Fragen rund um die Systemsicherheit, Aktualisierung und Datentransfers ist dies der richtige Ansprechpartner.

Fragen zu Funktionalitäten, Einsatz und Konfiguration des LMS beantwortet in der Regel ein speziell geschulter „Super-User“, also ein Anwender, der sich gut mit LMS und Lernplattform auskennt. Oft bietet der Hersteller des Learning Management Systems Schulungen, Hotline-Support oder Webinare an.
Als Vorteil von onPremise-Lösungen gelten die Themen Datenschutz und Netzwerksicherheit. Dies ist vor allem dann richtig, wenn das Unternehmens-Netzwerk (Intranet) autark ist, also keine Verbindung zum Internet hat. Wird auf eine onPremise-Lösung über das Internet zugegriffen, so erhöht sich notwendigerweise das Sicherheitsrisiko. Von ihrer IT bekommen Sie Informationen zu Cybersicherheit und internen IT-Richtlinien. Deutsche LMS-Lösungen dürften darüber hinaus die notwendigen Funktionen mitbringen, um den Vorgaben der DSGVO zu entsprechen.

Die Kostenstruktur ist ebenso ein relevanter Gesichtspunkt bei der Entscheidung. Gerade bei Großkonzernen ist es möglich, dass die interne Verrechnung von Dienstleistungen (onPremise) teurer ist, als die gleiche LMS-Anwendung in der Cloud zu hosten.

Cloudbasiertes LMS

Cloud hat sich als Oberbegriff für alle Online-Dienstleistungen etabliert, die Infrastruktur, Software oder Hardware über das Internet verfügbar machen, also nicht onPremise implementiert werden müssen.

Entgegen verbreiteter Meinung sind Produkte aus der Cloud nicht grundsätzlich kostenlos. Bei diesen kostenlosen Anwendungen handelt es sich meist um sog. Freemium-Versionen mit eingeschränktem, nicht konfigurierbaren Funktionsportfolio.

Hosting-Service für LMS

Bei (Cloud-) Hosting oder Cloud-Software liegt die Installation des Learning Management System nicht auf dem Server der eigenen IT-Abteilung. Das LMS wird hier auf den Servern eines externen Rechenzentrums z. B. amazon (AWS-Cloud) installiert.
Gemietet wird dabei in erster Linie Serverkapazität eines Rechenzentrums. Dabei steht das Thema Sicherheit und Datenschutz an erster Stelle. Um den Vorgaben der DGSVO zu entsprechen ist es notwendig, dass der Serverstandort in Deutschland bzw. Europa liegt. Die USA haben andere Datenschutzbestimmungen, die von den deutschen oder europäischen Vorgaben abweichen.

Die Sicherheit lässt sich dadurch erhöhen, dass sie für Ihre Anwendungen einen jeweils eigenen Server (exclusiv) anmieten und diesen nicht mit anderen Nachfragern (shared service) teilen. Dies verursacht jedoch zusätzliche Kosten. Die Daten des LMS werden vor unberechtigtem Zugriff durch Verschlüsselung geschützt. Der Zugangscodes sind ausschließlich für den Inhaber der LMS-Installation bestimmt. Auch die Mitarbeiter des Rechenzentrums haben so keinen Zugriff.

Die Wartung der Server erfolgt durch den Anbieter des Rechenzentrums.  Pflege, Fehlerbehebung und Updates des Cloud-LMS bzw. der Daten kann von der eigenen IT-Abteilung übernommen werden. Üblicherweise bietet auch der Hersteller des Learning Management Systems dies als Dienstleistung an.

Software-as-a-Service (SaaS)

SaaS (Software-as-a-Service) bezieht sich auf die Vertragsgestaltung. SaaS ist als Abonnement-Modell zu verstehen. Gemietet wird die Nutzung von Learning Management Systems oder Lernplattform. SaaS bietet einen Skalierungsvorteil und somit zusätzliche Flexibilität, wenn kurzfristig mehr oder weniger Lizenzen benötigt werden.

Vertragsbestandteil sind auch regelmäßige LMS-Updates. Je nach Anbieter und Vereinbarung werden diese automatisiert oder in Absprache mit dem Kunden durchgeführt. Können eigene Prozesse nicht spontan angepasst werden oder unterliegt ein Unternehmen bestimmten Qualitäts-Standards, wie dies bei regulierten Branchen der Fall ist, dann ist eine Koordination der Updates mit dem LMS-Hersteller sinnvoll.

Verteilte Anwendungen

Verteilte Anwendungen sind beispielsweise Learn Management Systeme, bei denen die zugrunde liegende Datenbank (z. B. mySQL) auf den unternehmenseigenen Servern (onSite) gespeichert werden. Anwender greifen auf diese Datenbank mittelbar über die Administrationskomponente des LMS oder die Lernplattform zu. Diese können ebenso in der eigenen Systemlandschaft installiert sein, aber ebenso in einem externen Rechenzentrum gehostet werden. Dies bietet einen gewissen zusätzlichen Schutz der Daten. Allerdings kann dies zu Lasten der Performance, also der Übertragungsgeschwindigkeit von Abfragen und Daten gehen. Es ist daher darauf zu achten, dass die Verbindung zwischen dem Anwendungsserver und Datenbank stabil und für angemessenes Tempo ausgelegt ist.

Fazit

Moderne Learning Management Systeme sind immer webbasierte Anwendungen. Ist es besser das LMS onPremise oder als SaaS in der Cloud zu betreiben?

Diese Frage kann nicht grundsätzlich beantwortet werden. Die Entscheidung ist eine Frage der Unternehmenspolitik. Abgewogen werden hier Fragen der Datensicherheit, der Aufwand der eigenen IT-Abteilung bei Pflege und Updates, die Flexibilität des Trainingszentrums sowie der finanzielle Gestaltungsspielraum.

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    Referenz auf LinkedIn

    Dipl.-Ing. (FH) Jan Henrik Holk, Leiter Trainingszentrum, Maschinenfabrik Bernard Krone GmbH
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    Referenzgeber

    Daniel Bachmann, Geschäftsführer der act-Academy GmbH
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    YASKAWA ist seit 2015 Kunde und Anwender des TCmanager®. Nach umfangreicher Suche nach einem Management Tool für unseren Schulungs- und Weiterbildungsbereich, sind wir nun nach der Einführung froh, dass die Wahl auf SoftDeCC gefallen ist. Man stellt sehr schnell fest, dass diese Software speziell für Schulung- und Qualifizierungsmanagement konzipiert wurde. Wir erfahren wesentlich mehr Möglichkeiten als zunächst gefordert und erwartet.  Wir sind uns sicher, mit dem TCmanager unsere Schulungseinrichtungen für die Zukunft gut auszurichten und unsere Effizienz und Qualität zu steigern.

    Referenzgeber

    Torben Schäfer, Manager YASKAWA ACADEMY, YASKAWA Europe GmbH
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    Seit 2015 sind wir zufriedener Kunde und Anwender des TCmanager® LMS. Besonders der Support überzeugt uns immer wieder. Von uns gewünschte Anpassungen oder Neuerungen an der Funktionalität der Anwendung werden sauber umgesetzt und helfen uns bei der Betreuung unserer Kunden.

    Referenzgeber

    Mark Schulte, Head of Training, Hella Gutmann Solutions GmbH
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