Intelligente Qualifizierung: Mit Daten und KI zur strategischen Personalentwicklung
VORTRAG LEARNTEC: 6. 5. 2025
Martin Knapp
Die Präsentation „Skills, KI & Daten – Die Zukunft der Qualifizierung?“ von Martin Knapp auf der LEARNTEC 2025 beleuchtet, wie Unternehmen durch den gezielten Einsatz von Daten, Dashboards und Künstlicher Intelligenz (KI) ihr Qualifikationsmanagement auf ein neues Level heben können. Im Fokus stehen datenbasierte Entscheidungen, strategische Transparenz und die Möglichkeit, Qualifizierungsmaßnahmen individueller zu steuern. Dabei wird betont, dass KI ihr volles Potenzial nur entfalten kann, wenn eine strukturierte und auswertbare Datenbasis vorhanden ist.
Die Präsentation gliedert sich in vier Hauptbereiche:
- Typische Ausgangslage:
Viele Unternehmen verfügen über klar definierte Ziele und ein umfangreiches Trainingsportfolio. Dennoch bleiben Teilnahmequoten, insbesondere bei freiwilligen Schulungen, oft hinter den Erwartungen zurück. - Von der Kompetenzmatrix zum Qualifikationsprofil:
Es wird erläutert, wie Unternehmen durch den Einsatz von Kompetenzmatrizen individuelle Qualifikationsprofile erstellen können, um gezielte Entwicklungsmaßnahmen zu planen. - Standardisierte Auswertungen mittels Dashboards:
Die Nutzung von Dashboards ermöglicht eine transparente und effiziente Analyse von Trainingsdaten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.softdecc.com - Wie kann KI unterstützen?
KI kann dabei helfen, Kompetenzlücken frühzeitig zu erkennen, zukünftige Lernbedarfe zu analysieren und strategische Entwicklungsfelder zu priorisieren.
Zusammenfassend zeigt die Präsentation auf, dass eine erfolgreiche Integration von KI in das Qualifikationsmanagement eine solide Datenbasis voraussetzt. Nur durch strukturierte Erfassung und Auswertung relevanter Informationen können Unternehmen das volle Potenzial von KI nutzen, um ihre Mitarbeiterentwicklung strategisch und individuell zu gestalten.
Kurzinfo Martin Knapp
Fokussiert auf die Schaffung moderner Lerntechnologie-Umgebungen, Förderung von Produktinnovation und KI sowie Ausbau strategischer Partnerschaften
13 Jahre Erfahrung im industriellen Umfeld:
- Interne IT-Beratung & Projektportfolio Management
- Teamleitung Training Design & Development – interner Full-service Anbieter: Beratung, eLearning Content Erstellung, Trainer, LMS
- LMS, Trainings- und Reporting Strategien inkl. Umsetzung, Kennzahlendefinition und Zielerreichungen (Qualität & Quantität)
- Ausbau von Qualifikationsmanagement in Produktionsumgebung
- Projektmanagement LMS Ausbau
- Auf- und Ausbau einer Reporting-Landschaft für komplexe Training Analytics & Fortschrittsberichte
- Pilotierung von Innovationen im Bereich Simulation & Augmented Reality
Typische Ausgangslage in Unternehmen: Trainingsangebote und ihre Wirksamkeit
Der angestrebte Unternehmenserfolg ist in vielen Organisationen klar definiert und messbar – beispielsweise in Form von Wachstumskennzahlen, Effizienzsteigerungen oder Qualitätszielen. Um diesen Erfolg systematisch zu fördern, wird ein Trainings- und Qualifizierungsportfolio aufgebaut, das sowohl verpflichtende als auch freiwillige Schulungsangebote für Mitarbeitende umfasst.
Idealerweise leisten diese Trainingsangebote einen direkten Beitrag zur Zielerreichung: Mitarbeitende absolvieren die Schulungen vollständig und rechtzeitig, setzen das erworbene Wissen gezielt ein und steigern so ihre Leistung im Arbeitsalltag. Auf diese Weise soll das Weiterbildungsangebot nicht nur individuelle Kompetenzen fördern, sondern auch messbar zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
In der Praxis zeigt sich jedoch häufig ein anderes Bild: Die Teilnahmequoten freiwilliger Schulungen bleiben meist auf moderatem Niveau. Selbst bei verpflichtenden Trainings werden die angestrebten Abschlussquoten oft nicht erreicht – mit entsprechend spürbarem Einfluss auf die Wirkung der Qualifizierungsmaßnahmen und damit auf den Unternehmenserfolg.
Wie also lässt sich dieses Problem lösen? Wie können Organisationen – insbesondere große, komplexe Strukturen – gezielt Hemmnisse erkennen und wirksame Maßnahmen zur Steigerung der Trainingswirksamkeit etablieren?
Ein erster Schritt ist der Blick auf das klassische Organigramm vieler Unternehmen. Diese ist häufig entlang funktionaler Aufgabenbereiche wie Produktion, Vertrieb oder Verwaltung aufgebaut und in verschiedene Führungsebenen unterteilt. Gerade in solchen Strukturen lohnt sich eine differenzierte Analyse, um Ursachen für geringe Teilnahmequoten zu identifizieren und passende Lösungsansätze zu entwickeln.
Klare Datenstrukturen – Basis für zielgerichtete Qualifizierungsprojekte
Vom Organigramm zur Kompetenzmatrix: Der Weg zu strukturiertem Qualifikations-Management
Ein genauer Blick auf die Unternehmensstruktur zeigt: Unterschiedliche Abteilungen und Hierarchieebenen erfordern spezifische Qualifikationen und Kompetenzen. Die Anforderungen an eine Führungskraft im Produktionsbereich unterscheiden sich fundamental von denen eines Junior-Vertriebsmitarbeiters oder einer Fachkraft im Bereich Recht. Um Weiterbildungsmaßnahmen gezielt planen und steuern zu können, braucht es daher ein strukturiertes Qualifikations-Management.
Der zentrale Gedanke dabei ist: Für jede Sparte, jede Abteilung, jede Führungsebene – und letztlich für jede einzelne Position – werden Qualifikationsprofile erstellt. Diese Profile beschreiben, welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen erforderlich sind, um die jeweilige Rolle erfolgreich auszufüllen.
Zur Unterstützung dieses Prozesses dienen Kompetenzmatrizen, in denen sowohl gemeinsame Anforderungen innerhalb vergleichbarer Rollen als auch individuelle, positionsspezifische Qualifikationen systematisch erfasst werden. So lässt sich beispielsweise ein gemeinsames Anforderungsprofil für alle Führungskräfte definieren, das um bereichsspezifische Anforderungen – etwa für die Produktionsleitung oder den Vertrieb – ergänzt wird.
Wichtig ist an dieser Stelle der Einsatz eines flexiblen Softwaresystems, das es ermöglicht, Qualifikationsanforderungen modular und individuell zu Kompetenzprofilen zusammenzusetzen. Dabei sollte das System auch gleichwertige Qualifikationen erkennen und berücksichtigen können. Das bedeutet: Für bestimmte Anforderungen kann entweder Qualifikation A oder Qualifikation B als gleichwertig und damit gültig angesehen werden. Diese Flexibilität ist entscheidend, um auf individuelle Werdegänge, vorhandene Vorkenntnisse und alternative Lernpfade sinnvoll eingehen zu können.
Darüber hinaus müssen länderspezifische oder standortbezogene Unterschiede abbildbar sein – etwa bei regulatorischen Anforderungen zur Arbeitssicherheit in internationalen Produktionsstätten. Eine moderne Softwarelösung für Qualifikationsmanagement sollte diese Unterschiede automatisch erkennen und in die Bewertung einfließen lassen, sodass das Qualifikationsprofil kontextsensitiv, konsistent und vollständig bleibt.
Vom Verwalten zum gezielten Steuern
Welche Fragen muss eine Qualifikationssoftware beantworten?
Ein strukturiertes Qualifikations-Management endet nicht bei der reinen Erfassung von Anforderungen und Nachweisen. Erst wenn die vorliegenden Daten zielgerichtet ausgewertet und in der richtigen Form aufbereitet werden, entsteht ein tatsächlicher Nutzen für die Organisation. Die Qualifikationssoftware wird dadurch nicht nur zum Verwaltungstool, sondern zu einem strategischen Instrument der Personalentwicklung.
Dabei müssen unterschiedliche Zielgruppen jeweils passende Antworten auf ihre konkreten Fragestellungen erhalten – in passender Tiefe und Übersicht:
Standardisierte Dashboards
Für die Personalentwicklung: strategischer Überblick & Portfolio-Optimierung
- Wie hoch ist der aktuelle Erfüllungsstand der Qualifikationen in der gesamten Organisation?
- Welche Abteilungen oder Bereiche weisen besonders niedrige Erfüllungsquoten auf?
- Wie kann der Qualifikationsstand gezielt verbessert werden – z. B. durch neue Lernformate oder strukturierte Maßnahmen?
- Welche Trainings fehlen aktuell im Qualifizierungsportfolio, um zentrale Anforderungen zu erfüllen?
- Welche Mitarbeitenden haben ungewöhnlich viele oder sehr wenige Trainings durchlaufen – und warum?
- Welche statistischen Kennzahlen unterstützen unsere Planung?
– Anteil der Mitarbeitenden mit vollständiger Pflichtqualifikation
– Erfüllungsquote pro Abteilung, Standort oder Sparte
– Entwicklung der Qualifikationsstände über die Zeit
Von der Übersicht ins Detail: Drill-down bis auf Mitarbeiterebene
Gerade für die Personalentwicklung ist es essenziell, nicht nur aggregierte Kennzahlen zu sehen, sondern auch die Möglichkeit zu haben, bei Bedarf in die Tiefe zu gehen. Eine leistungsfähige Qualifikationssoftware muss deshalb auch Detailanalysen auf Mitarbeiterebene ermöglichen.
Solche „Drill-down“-Funktionen helfen dabei, auffällige Abweichungen im Erfüllungsgrad gezielt zu identifizieren – etwa einzelne Mitarbeitende mit ungewöhnlich niedriger Qualifikationsquote im Vergleich zu ihrer Peergroup oder zu den Erwartungen ihrer Position. Diese Detailinformationen sind die Voraussetzung, um gezielt nach den Ursachen suchen zu können.
Dabei zeigt sich oft: Ein vermeintliches Defizit ist kein tatsächliches Problem, sondern hat nachvollziehbare Gründe – etwa weil die betreffende Person neu im Unternehmen ist, das relevante Schulungsangebot aktuell noch nicht freigeschaltet wurde oder ein individueller Entwicklungsplan vorliegt. Erst durch diese Kontextinformationen lassen sich gezielte und faire Maßnahmen ableiten.
So wird aus reiner Kontrolle ein konstruktives Steuerungsinstrument – mit Fokus auf Ursachenklärung und Entwicklung statt auf pauschale Bewertung.
Für Führungskräfte: operative Steuerung und Teamverantwortung
- Wie ist der aktuelle Qualifikationsstand meines Teams?
- Gibt es Mitarbeitende, die noch nicht alle verpflichtenden Trainings absolviert haben?
- Muss ich jemanden aktiv an offene Schulungen erinnern oder nachqualifizieren lassen?
- Welche Weiterbildungen oder Trainings kann ich einer bestimmten Mitarbeiterin empfehlen – passend zur Rolle, zum Potenzial oder zu anstehenden Aufgaben?
Für Mitarbeitende: Transparenz, Orientierung und Entwicklungsperspektiven
- Wie vollständig ist mein aktuelles Qualifikationsprofil?
- Welche Anforderungen habe ich bereits erfüllt, welche fehlen noch?
- Gibt es konkrete Empfehlungen, welche Trainings ich als nächstes absolvieren sollte?
- Welche Lernangebote könnten mich fachlich weiterbringen – in meiner jetzigen Position oder mit Blick auf meine mittelfristige Karriereentwicklung?
Transparenz als Schlüssel zum Handeln
Nur durch eine hohe Datentransparenz über Qualifikationen, Anforderungen und Entwicklungsstände hinweg können Organisationen wertvolle Einsichten gewinnen. Erst wenn sichtbar wird, wo Qualifikationen fehlen, wer Handlungsbedarf hat und welche Maßnahmen wirksam sein könnten, lassen sich gezielte Entscheidungen treffen.
Ein intelligentes Qualifikationsmanagement schafft damit die Grundlage, um Personalentwicklung nicht dem Zufall zu überlassen, sondern aktiv zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen – datenbasiert, zielgerichtet und zukunftsorientiert.
Mehrdimensionale Informationsverfügbarkeit: Vom Systemreport bis zum persönlichen Gespräch
Damit Transparenz nicht nur theoretisch besteht, sondern im Arbeitsalltag tatsächlich wirksam wird, müssen qualifikationsbezogene Informationen über verschiedene Kanäle und Ebenen verfügbar gemacht werden – jeweils passend zur Rolle und zum Bedarf der Nutzerinnen und Nutzer.
- Das Learning Management System (LMS) stellt hierzu eine zentrale Plattform dar: Es bietet Zugriff auf Auswertungen, Reports und Statistiken – differenziert nach Berechtigungen, sodass z. B. die Personalentwicklung umfassendere Daten einsehen kann als eine einzelne Führungskraft oder Mitarbeitende. Für Führungskräfte und Lernende stehen darüber hinaus spezifische Funktionen im Lernportal zur Verfügung, die eine einfache Übersicht über den Qualifikationsstand und empfohlene Maßnahmen ermöglichen.
- Automatisierte Systemnachrichten – etwa Erinnerungen an zu erneuernde oder noch zu erreichende Qualifikationen – sorgen dafür, dass wichtige Fristen nicht aus dem Blick geraten und proaktiv gehandelt werden kann.
- Neben diesen digitalen Kanälen bleibt der persönliche Austausch ein zentraler Bestandteil eines wirksamen Qualifikationsmanagements: In Entwicklungsgesprächen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften oder mit der Personalentwicklung können individuelle Anforderungen, Potenziale und Entwicklungsmöglichkeiten gezielt besprochen und geplant werden.
So entsteht ein ganzheitliches System, in dem Information nicht nur vorhanden, sondern auch wirksam genutzt wird – als Grundlage für individuelle Entwicklung und unternehmerischen Erfolg.
KI-gestützte Erkenntnisse: Mehr als Dashboards und Basisberichte
Moderne Systeme für das Qualifikationsmanagement setzen zunehmend auf Künstliche Intelligenz (KI), um von der reinen Datenvisualisierung zur aktiven Generierung von Erkenntnissen überzugehen. Besonders für die Personalentwicklung, die Unternehmensakademie oder HR-Strategen eröffnen sich dadurch neue Möglichkeiten zur Mustererkennung und zur gezielten Steuerung von Maßnahmen.
KI kann sämtliche Qualifikationsprofile bereichs- und hierarchieübergreifend analysieren, um Auffälligkeiten, Risiken und Entwicklungsbedarfe automatisch zu identifizieren.
Für Personalentwicklung & Akademie
Hier einige beispielhafte Erkenntnisse, die KI liefern kann:
- Führungskräfte-Entwicklung:
Eine sehr kleine Zielgruppe nutzt ein breites, strategisch relevantes Trainingsportfolio. Dies kann ein Hinweis auf einen Engpass in der Nachfolgeplanung oder eine schwache Führungspipeline sein. - Maschinenbediener:innen:
Eine hohe technische Qualifizierungsdichte (z. B. 10 Trainings für nur 2 Personen) birgt das Risiko von Wissensmonopolen. Der Ausfall einzelner Personen kann schnell zu kritischen Lücken führen. - Produktionstechniken:
Aktuell besteht kein Bedarf – hier sollte geprüft werden, ob das Kursangebot gestrichen oder die Zielgruppe neu definiert werden sollte. - Vertriebsexperten:
Ein besonders anspruchsvolles, breit gefächertes Weiterbildungsangebot kann auf eine gezielte Förderung von High Potentials hindeuten. Das ist strategisch wertvoll, sollte aber im Hinblick auf Skalierbarkeit und Gleichbehandlung beobachtet werden. - Pflichtschulungen:
Diese sind gesetzlich oder unternehmensweit verpflichtend. Eine hohe Abdeckung und regelmäßige Kontrolle sind notwendig. KI kann hier automatisiert Lücken erkennen und Meldungen auslösen.
Durch die kontinuierliche, kontextbasierte Auswertung von Qualifikationsdaten ermöglicht KI einen fokussierten Blick auf kritische Handlungsfelder – und schafft so die Grundlage für fundierte, zukunftsgerichtete Personalentscheidungen.
Unterstützung durch KI – Perspektive der Führungskräfte
Auch Führungskräfte profitieren stark davon, wenn das Qualifikationsmanagementsystem nicht nur Daten bereitstellt, sondern durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz aktiv bei der Interpretation unterstützt. Statt lediglich auf Dashboards zu blicken, werden konkrete Handlungsempfehlungen abgeleitet, um Entwicklung zu steuern, Risiken frühzeitig zu erkennen und gezielt zu handeln.
Hier sind einige Anwendungsbeispiele für Führungskräfte:
- Analyse & Priorisierung:
Die KI identifiziert Teammitglieder mit auffälligen Qualifikationslücken und priorisiert Unterstützungsbedarf. - Sofortmaßnahmen definieren:
Etwa durch kurzfristige Qualifizierungsangebote, persönliche Zielvereinbarungen oder die Fokussierung auf besonders kritische Kompetenzen. - Ursachen verstehen und beseitigen:
Durch gezielte Gespräche kann festgestellt werden, ob strukturelle Hürden, fehlende Angebote oder individuelle Gründe vorliegen. - Individuelle Entwicklungspläne erstellen:
Auf Basis der Daten werden automatisch Lernpfade mit klaren Zielen, Fristen und Verantwortlichkeiten vorgeschlagen. - Wissenstransfer systematisch fördern:
Vorschläge zur Einbindung erfahrener Kolleg:innen oder Mentoren beschleunigen den Kompetenzaufbau. - Monitoring & Kontrolle erleichtern:
Fortschritte können durch automatische Erinnerungen, Statusberichte und KI-gestützte Empfehlungen regelmäßig überprüft werden. - Ressourcenplanung unterstützen:
Die KI kann aufzeigen, wo Schulungen fehlen oder welche Zeiträume sich für Lernphasen anbieten, um Alltagsgeschäft und Weiterbildung besser zu verzahnen.
KI-Unterstützung für Lernende: Beratung im Dialog mit Lernassistenten
Ein besonders wirkungsvoller Ansatz zur Unterstützung von Mitarbeitenden ist die Integration eines KI-gestützten Lernassistenten, welcher individuelle Fragen zur Qualifikation und Weiterentwicklung beantwortet – rund um die Uhr und direkt im Lernportal.
Beispielsweise:
Statt lange in Katalogen oder Schulungsübersichten zu suchen, kann der oder die Mitarbeitende sein Ziel formulieren – etwa:
„Ich arbeite in der Fertigung und möchte mittelfristig eine Teamleiterposition übernehmen – was muss ich dafür tun?“
Der Lernassistent analysiert daraufhin automatisch:
- den bisherigen Qualifikationsverlauf und absolvierte Trainings,
- die Anforderungen an die Zielposition,
- relevante Weiterbildungsangebote,
- sowie die Unternehmensrichtlinien für interne Entwicklung.
Darauf basierend liefert er:
- Empfehlungen und Priorisierung für nächste Trainings oder Qualifikationen
- Konkrete Entwicklungspfade im aktuellen Job
- Übersicht über Soll-/Ist-Qualifikationen (z. B. als PDF oder Tabelle zum Mitnehmen ins Entwicklungsgespräch)
- Erinnerungen an regelmäßige Pflichtschulungen, z. B. Sicherheitsunterweisungen
- Hilfestellung beim Beantragen von Weiterbildungen
- Spezielle Tipps für Weiterbildungen im Bereich Maschinenbedienung oder Fertigung
- Unterstützung bei der Vorbereitung auf Gespräche mit Vorgesetzten zur persönlichen Entwicklung
Durch diesen interaktiven, datengestützten Dialog werden Mitarbeitende aktiv in die Gestaltung ihrer Lern- und Karriereschritte einbezogen – schnell, niedrigschwellig und individuell.
Technologie mit Weitblick wählen
Systeme mit Zukunft und strategischem Datennutzen
- Die meisten Unternehmen verfügen über klar definierte Ziele und ein umfassendes Trainingsportfolio zur Unterstützung dieser Ziele. Dennoch bleiben die Teilnahmequoten, insbesondere bei freiwilligen Schulungen, häufig hinter den Erwartungen zurück.
- Unternehmen können Kompetenzmatrizen nutzen, um individuelle Qualifikationsprofile zu erstellen und gezielte Entwicklungsmaßnahmen zu planen und zu kommunizieren. Dabei ist neben der Personalentwicklung auch die Einbindung der Führungskräfte und der Mitarbeitenden essentiell.
- Standardisierte Auswertungen durch Dashboards ermöglichen eine transparente und effiziente Analyse von Trainingsdaten und somit fundierte Entscheidungen.
- Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, Kompetenzlücken frühzeitig zu erkennen, zukünftige Lernbedarfe zu analysieren und strategische Entwicklungsfelder zu priorisieren.
Key Take-Away: Der erfolgreiche Einsatz von KI im Qualifizierungskontext setzt unbedingt eine solide Datenbasis voraus. Nur durch die strukturierte Erfassung und Auswertung relevanter Daten können Unternehmen das volle Potenzial von KI für das Qualifikations-Management nutzen, um die Mitarbeiterentwicklung strategisch und zukunftssicher zu steuern.
