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AZAV-konforme Seminarverwaltung für geförderte Weiterbildung
Profitieren Sie von geförderten Schulungsmaßnahmen
Bildungsanbieter, die Maßnahmen über Bildungsgutscheine (§ 81 SGB III) oder AVGS (§ 45 SGB III) anbieten möchten, brauchen die AZAV-Zulassung – und eine Softwareinfrastruktur, die den damit verbundenen Nachweis- und Dokumentationspflichten standhält. SoftDeCC Seminarverwaltung unterstützt Bildungsträger dabei: von der Maßnahmendokumentation über die Audit-Vorbereitung bis zur DSGVO-konformen Teilnehmerverwaltung.
Diese Seite erklärt, welche Zertifizierungsvoraussetzungen die AZAV stellt, welche Dokumentationspflichten für Bildungsanbieter entstehen und wie AZAV-konforme Seminarverwaltung von SoftDeCC den Verwaltungsaufwand für geförderte Weiterbildungen prozesssicher abdeckt – von der Trainingsverwaltung bis zur Abrechnung mit Kostenträgern.
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AZAV-Förderung
Anforderungen an Bildungsanbieter für geförderte Weiterbildungeng
Um als Bildungsanbieter geförderte Weiterbildungen anbieten zu dürfen, müssen bestimmte Kriterien erfüllt werden. Diese Anforderungen betreffen die institutionellen Voraussetzungen des Trägers ebenso wie die inhaltlichen und organisatorischen Aspekte jeder einzelnen Bildungsmaßnahme.
Wer wird geförderT?
Zielgruppen und Finanzierungsmodelle
Verschiedene Personengruppen können von geförderten Weiterbildungen profitieren, jede mit eigenem Fördermodell:
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Arbeitssuchende: Die größte Nutzergruppe. Bildungsgutscheine der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters finanzieren Maßnahmen, die die Rückkehr in den Arbeitsmarkt unterstützen.
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Umschüler: Besonders relevant bei Fachkräftemangel und Strukturwandel; gefördert über Umschulungsgutscheine.
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Berufsrückkehrer: Personen nach Elternzeit oder Pflegepausen erhalten spezielle Förderung zur beruflichen Wiedereingliederung.
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Beschäftigte in KMUs (WeGebAU): Fördert Qualifizierungsmaßnahmen in kleinen und mittleren Unternehmen.
Wie wird vergütet?
Fördermodelle
Förderbare Bildungsbereiche umfassen u. a. IT-Schulungen, Marketing-Weiterbildungen, Bewerbungscoaching, Existenzgründungsberatung, Integrationscoaching sowie Logistik- und Fahrausbildung.
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Bildungsgutschein (§ 81 SGB III): Deckt die gesamten Kosten einer Weiterbildung ab, wenn diese für die berufliche Wiedereingliederung als notwendig anerkannt wird.
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Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein – AVGS (§ 45 SGB III): Finanziert Maßnahmen zur Verbesserung der Eingliederungschancen, etwa Bewerbungstrainings oder Coaching.
Azav Akkreditierung
Trägerzulassung und Maßnahmenzulassung nach § 178 SGB III und AZAV
Um Weiterbildungsmaßnahmen über die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter abrechnen zu können, müssen Bildungsanbieter die AZAV-Zulassung (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) erhalten.
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Trägerzulassung: Bescheinigt, dass der Bildungsträger als Institution zuverlässig, qualifiziert und finanziell stabil ist. Erfordert ein etabliertes Qualitätsmanagementsystem und den Nachweis personeller sowie wirtschaftlicher Tragfähigkeit.
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Maßnahmenzulassung: Jede einzelne Weiterbildungsmaßnahme muss gesondert zertifiziert werden. Die Zulassung gilt in der Regel drei Jahre; die fachkundige Stelle führt jährliche Stichprobenprüfungen durch. Die wirtschaftliche Kalkulation der Maßnahme erfolgt nach dem Bundesdurchschnittskostensatz (BDKS).
Messbare Ergebnisse
SoftDeCC Seminarverwaltung in Zahlen
IHR WEg zur AZAV Trägerzulassung
Prozess der AZAV-Zulassung: Schritte und Anforderungen
Der Zulassungsprozess nach der AZAV ist streng reguliert und stellt sicher, dass nur qualifizierte Anbieter geförderte Maßnahmen durchführen dürfen.
Anforderungen an Bildungsanbieter
a) Trägerzulassung nach AZAV (§ 2 Abs. 2 AZAV)
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Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (§ 2 Abs. 2 AZAV): Finanzielle und personelle Stabilität müssen durch Finanzdokumente belegt werden – auch für den Fall verzögerter Förderzahlungen.
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Angemessene Ausstattung (§ 2 Abs. 4 AZAV): Räumlichkeiten, IT-Infrastruktur und Fachausstattung müssen den geplanten Maßnahmen entsprechen.
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Qualitätsmanagementsystem: Anerkannte Standards wie DIN EN ISO 9001 oder LQW (Lernerorientierte Qualität in der Weiterbildung) sind nachzuweisen.
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Beauftragung einer fachkundigen Stelle (§ 5 AZAV): Eine von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) zugelassene Stelle führt den Zertifizierungsprozess durch.
Anforderungen an das Schulungsangebot
b) Maßnahmenzulassung nach AZAV (§ 8 AZAV)
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Lernzielorientierung (§ 8 AZAV): Klar definierte Lernziele mit nachweisbarem Beitrag zur Eingliederung in den Arbeitsmarkt sind Pflicht.
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Verlaufs- und Abschlusskontrolle: Der Lernfortschritt muss dokumentiert werden – durch Prüfungen, Praxisübungen oder Feedbackgespräche.
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Wirtschaftliche Kalkulation (BDKS): Die Kosten der Maßnahme werden auf Basis des Bundesdurchschnittskostensatzes kalkuliert.
Checkliste
Erforderliche Dokumente für die AZAV-Trägerzulassung
☐
Unternehmensdokumentation (Handelsregisterauszüge, Gesellschafterverträge)
☐
Finanzielle Stabilität (Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen)
☐
Qualitätssicherungssystem (QM-Handbuch, z. B. DIN EN ISO 9001 oder LQW)
☐
Qualifikationen der Lehrkräfte
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Räumlichkeiten und Ausstattung (inkl. Brandschutz).
Dokumentations- & qualitätspflichten
Herausforderungen im AZAV-Zulassungsprozess
Die AZAV-Zulassung ist kein einmaliger Aufwand. Bildungsanbieter stehen dauerhaft vor komplexen Dokumentations- und Qualitätspflichten, die ohne geeignete Software schwer skalierbar sind.
Dokumentationspflichten
• Teilnehmerlisten und -daten: Anwesenheitsnachweise, Leistungsnachweise, individueller Lernfortschritt
• Leistungsnachweise: Prüfungsergebnisse, Evaluationsberichte, Abschlusszertifikate
• Berichte für die Arbeitsagentur: Regelmäßige Fortschritts- und Abschlussberichte
Qualitätssicherung
• Interne Audits zur laufenden AZAV-Konformitätsprüfung
• Externe Überprüfungen: mindestens jährlich durch die fachkundige Stelle
Teilnehmerverwaltung und -kommunikation
Anwesenheitsnachweise, Zertifikate und Feedbackbögen müssen sorgfältig geführt werden – zusätzlich zur laufenden Kommunikation mit Teilnehmenden und Arbeitsagentur.
Erforderliche Dokumente für die AZAV-Trägerzulassung
• Teilnahme- und Anwesenheitsnachweise
• Lernfortschritts- und Bildungsnachweise (Testergebnisse, Zertifikate, Evaluationsbögen)
• Vertragsunterlagen und Förderbestätigungen
• Zwischen- und Abschlussberichte inkl. Teilnehmerfeedback
Anforderungen an Seminarverwaltung
AZAV-konforme Seminarverwaltung für geförderte Weiterbildungsprozesse
| Funktion | Was SoftDeCC Seminarverwaltung leistet |
|---|---|
| Bildungsgutschein-Verwaltung | Digitale Erfassung und Verwaltung von Gutscheinen nach § 81 SGB III und AVGS nach § 45 SGB III |
| AZAV-Maßnahmendokumentation) | Lernziele, Verlaufskontrollen und Abschlüsse gemäß § 8 AZAV vollständig und auditfähig erfassen |
| Automatisierte Teilnehmerdokumentation | Digitale Anwesenheitslisten, Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate auf Knopfdruck |
| Revisionssichere Datenhaltung | DSGVO-konforme Speicherung mit Zugriffsprotokollen für Audit-Prüfungen |
| Abrechnungsmanagement | Automatisierte Abrechnungsunterlagen für Kostenträger (Agentur für Arbeit, Jobcenter) |
| Audit-Vorbereitung | Alle prüfungsrelevanten Dokumentenpakete jederzeit exportierbar |
| Qualitätssicherungsmodule | Evaluationsbögen, Feedback-System und QM-Dokumentation |
| Schnittstellen | Integration mit HR-Systemen, Behördenportalen und externen Datenaustauschformaten |
Wichtig: Nicht die Durchführung, sondern die lückenlose Nachweisbarkeit ist prüfungsrelevant. Datenschutzaufsichtsbehörden und Rechnungshöfe verlangen zentrale, unveränderliche Dokumentation.
Checkliste
Wichtige Softwarefunktionen für AZAV-Schulungsanbieter
Diese Checkliste hilft Bildungsanbietern, die geeignete Seminarverwaltungssoftware für AZAV-geförderte Weiterbildungen auszuwählen und ihre Prozesse dauerhaft compliance-sicher zu betreiben.
☐
Zertifizierungsmanagement – Dokumentenmanagement für AZAV-Unterlagen, automatische Erinnerungen für fällige Zertifizierungen/Audits
☐
Bildungsgutschein- und AVGS-Verwaltung – Digitale Gutscheinerfassung (§ 81/§ 45 SGB III), Abbildung aller Fördermodelle
☐
Teilnehmerverwaltung – Datenmanagement, Anwesenheitsverfolgung, automatisierte Zertifikatsgenerierung
☐
AZAV-Maßnahmendokumentation – Kursmanagement gemäß § 8 AZAV, Leistungsbeurteilung
☐
Abrechnungsfunktionen – Automatisierte Rechnungsstellung für Kostenträger, Finanzberichterstattung
☐
Berichtswesen und Analytics – Echtzeit-Dashboards, Reporting-Tools für Kostenträger
☐
Qualitätssicherung – Feedback-System, vollständige Audit-Dokumentation
☐
Datenschutz und Sicherheit – DSGVO-Konformität, Revisionssicherheit, rollenbasierte Zugriffsrechte
☐
Benutzerfreundlichkeit – Intuitive Oberfläche, mobile Zugänglichkeit
☐
Support und Schulung – Kundensupport, Webinare und Tutorials
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Bereit für AZAV-konforme Seminarverwaltung?
Lassen Sie sich kostenlos und unverbindlich beraten. In nur 30 Minuten erfahren Sie, was SoftDeCC Seminarverwaltung für geförderte Weiterbildungen leisten kann.
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Über 25 Jahre Expertise
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Made in Germany
Referenzen
Was unsere Kunden sagen
Qualität & Zuverlässigkeit
YASKAWA ist seit 2015 Kunde und Anwender des TCmanager®. Nach umfangreicher Suche nach einem Management Tool für unseren Schulungs- und Weiterbildungsbereich, sind wir nun nach der Einführung froh, dass die Wahl auf SoftDeCC gefallen ist. Man stellt sehr schnell fest, dass diese Software speziell für Schulung- und Qualifizierungsmanagement konzipiert wurde. Wir erfahren wesentlich mehr Möglichkeiten als zunächst gefordert und erwartet. Wir sind uns sicher, mit dem TCmanager® unsere Schulungseinrichtungen für die Zukunft gut auszurichten und unsere Effizienz und Qualität zu steigern.
Torben Schäfer
Manager YASKAWA ACADEMY
YASKAWA Europe GmbH
Zuverlässige Partnerschaft
TCmanager LMS bietet alles, was man sich von einem Softwaretool für Trainingszentren verspricht. Das umfangreiches Trainingsangebot für unsere Service- und Vertriebspartner und Kunden wird heute weltweit durch zielgruppen- und länderspezifische Trainingsportale optimal unterstützt. Die Verwaltung von Terminen, Buchungen und Ressourcen ist logisch aufgebaut und intuitiv zu bedienen. Ein Reporting kann jederzeit, schnell und übersichtlich erstellt werden. SoftDeCC ist unser zuverlässiger Partner, mit dem wir auch zukünftig unsere Präsenztrainings- und eLearning-Angebote abbilden werden. .
Julia Tillmann
Leitung Trainingszentrum
Maschinenfabrik Bernard Krone GmbH& Co. KG
Support, Anpassungen, Neuerungen
Hella Academy schult Werkstätten und Handelspartner in technischen Trainings zu unseren Produkten, wie auch zu fachlichen Themen wie „Hybrid & Hochvolt“ oder Fahrerassistenzsysteme.Seit 2015 sind wir zufriedener Kunde und Anwender des TCmanager<sup>®</sup> LMS. Besonders der Support überzeugt uns immer wieder. Von uns gewünschte Anpassungen oder Neuerungen an der Funktionalität der Anwendung werden sauber umgesetzt und helfen uns bei der Betreuung unserer Kunden.
Mark Schulte
Head of Training,
Hella Gutmann Solutions GmbH
Häufige Fragen
FAQs zu AZAV-Zulassung und Seminarverwaltung
Was ist die AZAV-Zulassung und wer benötigt sie?
Die AZAV-Zulassung (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) ist Pflichtvoraussetzung für Bildungsanbieter, die Maßnahmen über Bildungsgutscheine (§ 81 SGB III) oder AVGS (§ 45 SGB III) abrechnen möchten. Ohne Träger- und Maßnahmenzulassung werden keine Fördergelder durch Agentur für Arbeit oder Jobcenter ausgezahlt.
Wie lange ist eine AZAV-Maßnahmenzulassung gültig?
AZAV-Maßnahmenzulassungen gelten in der Regel drei Jahre. Die fachkundige Stelle führt in diesem Zeitraum jährliche Stichprobenprüfungen durch. Vor Ablauf muss eine Wiederzulassung beantragt werden. SoftDeCC Seminarverwaltung hält alle Nachweise für die Verlängerung jederzeit abrufbereit.
Welche Dokumente müssen für die AZAV-Trägerzulassung eingereicht werden?
Erforderlich sind: Unternehmensstruktur und Leitbild, ein Qualitätsmanagementsystem (z. B. DIN EN ISO 9001 oder LQW), Qualifikationsnachweise der Lehrkräfte, Finanzdokumente zur wirtschaftlichen Stabilität sowie AZAV-konforme Teilnehmerverträge.
Kann SoftDeCC Seminarverwaltung die AZAV-Dokumentationspflichten vollständig abdecken?
Ja. Anwesenheitslisten, Teilnahmebescheinigungen, Lernfortschrittsnachweise und Abrechnungsunterlagen werden digital und revisionssicher erfasst. Alle Dokumente sind jederzeit für Audits der fachkundigen Stelle exportierbar.
Unterstützt die Software die Abrechnung von Bildungsgutscheinen nach § 81 SGB III?
Ja. Bildungsgutscheine nach § 81 SGB III und AVGS nach § 45 SGB III werden verwaltet, Maßnahmenverläufe dokumentiert und Abrechnungsunterlagen für die Arbeitsagentur erstellt.
Wie bereitet die Software Bildungsanbieter auf AZAV-Audits vor?
Alle prüfungsrelevanten Daten werden revisionssicher gespeichert, Berichte, Teilnehmerlisten und Zertifikate sind auf Knopfdruck bereitstellbar. Auditor-relevante Dokumentenpakete lassen sich direkt aus dem System exportieren.
