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SoftDeCC KMS: Wissensmanagement & KI-Chatbot
Organisieren Sie Ihr Firmenwissen in einem Content Management System – menschen- und KI-freundlich aufbereitet
Viel Unternehmenswissen liegt verteilt in Handbüchern, Richtlinien und Prozessdokumentationen - schwer auffindbar, wenn es im Arbeitsalltag gebraucht wird. SoftDeCC KMS organisiert dieses Wissen in einem strukturierten Content Management System, das für zwei Zielgruppen gleichzeitig aufbereitet ist: für Menschen, die gezielt nachschlagen, und für KI-Systeme, die daraus direkte, kontextbezogene Antworten ableiten - etwa über einen integrierten Chatbot, statt lange zu suchen oder Rückfragen zu stellen.
Organisatorisch liegt SoftDeCC KMS oft häufig im Verantwortungsbereich von L&D – der Anwendungsbereich selbst ist davon unabhängig: Dieselbe Logik lässt sich auf jede Unternehmensdokumentation übertragen, unabhängig vom Fachbereich.
KI-Chatbot
Transparenz
Content Management
Ein Prinzip, viele mögliche Anwendungsfelder
Wissensmanagement in der Praxis
Der Kern von SoftDeCC KMS ist unabhängig vom Fachbereich: ein Chatbot, der Fragen auf Basis hinterlegter Dokumente beantwortet, statt frei zu improvisieren.
Wo genau dieses Prinzip zum Einsatz kommt, hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen den größten Bedarf sieht, z.B.: etwa:
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Trainingsmanagement und Lernwelt-Software: der Ursprung des Produkts – Unterstützung bei komplexen Prozessen und der Bedienung der Software selbst.
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Interne Richtlinien und Prozessdokumentation: Compliance-Vorgaben, Arbeitsanweisungen, Freigabeprozesse.
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Onboarding-Unterlagen: neue Mitarbeitende finden Antworten selbstständig, statt Kolleg:innen wiederholt dieselben Fragen zu stellen.
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Weitere Wissensdatenbanken: grundsätzlich jede strukturierte Dokumentation, die bislang schwer auffindbar in Ordnerstrukturen oder Intranets liegt.
Organisatorisch wird SoftDeCC KMS aktuell meist von L&D verantwortet, da dort der Ursprung liegt. Das schließt eine Nutzung durch andere Fachbereiche nicht aus, sondern ist eher Ausgangspunkt als Grenze.
Funktionsprinzip
Wie SoftDeCC KMS arbeitet
Der Kern ist die Content-Organisation selbst: Wissen wird in einem strukturierten Content Management System erfasst und aufbereitet – so, dass es sowohl für Menschen gut lesbar bleibt als auch für KI-Systeme gut auswertbar ist. Aus dieser gemeinsamen Grundlage lässt sich unter anderem ein Chatbot speisen, der Fragen auf Basis der hinterlegten Inhalte beantwortet, statt frei zu improvisieren. Das ist bewusst so gestaltet: Eine Antwort, die auf einer echten, strukturierten Quelle beruht, ist verlässlicher als eine frei generierte – und lässt sich bei Bedarf zur Originalquelle zurückverfolgen
Messbare Ergebnisse
SoftDeCC KMS in Zahlen
Zielgruppen und Anwendungsbereiche
Welche Probleme professionelles Wissensmanagement löst
| Bereich / Stakeholder | Ohne Wissensmanagement | Warum es für Großunternehmen entscheidend ist |
|---|---|---|
| Trainingsverantwortliche & Administrator:innen | Wiederkehrende Rückfragen zur Softwarebedienung binden Kapazität, die für strategische Aufgaben fehlt | Standardfragen werden automatisiert aus der Dokumentation beantwortet – mehr Zeit für komplexere Aufgaben |
| Neue Mitarbeitende | Onboarding-Wissen ist verstreut, dieselben Fragen werden wiederholt an Kolleg:innen gestellt | Selbstständiger Zugriff auf strukturierte, jederzeit abrufbare Onboarding-Inhalte |
| Mitarbeitende allgemein | Richtlinien und Prozessdokumentation liegen schwer auffindbar in Ordnerstrukturen oder Intranets | Direkte, kontextbezogene Antworten statt langwieriger Suche |
| Fachbereiche mit eigener Dokumentation | Wissen bleibt in Silos, nur für Eingeweihte auffindbar | Dokumentation wird für Menschen und KI gleichermaßen nutzbar aufbereitet |
Tiefe Systemintegration
SoftDeCC KMS für Wissensmanagement ist besonders relevant für:
Organisationen mit komplexen Strukturen & Prozessen:
mehrere Standorte, Matrixorganisationen oder viele ineinandergreifende Abläufe, bei denen Mitarbeitende regelmäßig auf verteiltes Prozesswissen angewiesen sind.
Trainingsmanagement & L&D:
der Ursprung des Produkts und aktuell der häufigste Anwendungsfall – Trainingsverantwortliche und Administrator:innen, die wiederkehrende Fragen zur Bedienung komplexer, mehrmodularer Trainingssoftware beantworten müssen.
Compliance-relevante Bereiche:
Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit oder Datenschutz, wo Antworten nicht nur schnell, sondern nachvollziehbar und auf eine dokumentierte Quelle zurückführbar sein müssen.
Checkliste
Lohnt sich SoftDeCC KMS für Sie?
☐
Erhält Ihr Trainingsteam regelmäßig wiederkehrende Fragen zur Bedienung der Software?
☐
Ist Ihre Prozessdokumentation umfangreich genug, dass Mitarbeitende sie im Alltag selten vollständig durchsuchen?
☐
Wünschen Sie sich sofortige, dokumentenbasierte Antworten statt Wartezeiten beim Support?
☐
Liegt relevantes Wissen aktuell in einer Form vor, die sich strukturiert aufbereiten lässt (Dokumente, Handbücher, Richtlinien)?
☐
Gibt es einzelne Fachbereiche mit eigenem, bislang isoliertem Wissen, das für andere im Unternehmen ebenfalls nützlich wäre?
☐
Verbringen neue Mitarbeitende in der Einarbeitung viel Zeit damit, Kolleg:innen dieselben Fragen zu stellen?
SoftDeCC KMS für Wissensmanagement ist ein Modul des Composable Learning Ecosystems CLE.
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Bereit, Wissen im Unternehmen zu nutzen?
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Über 25 Jahre Expertise
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Made in Germany
Referenzen
Was unsere Kunden sagen
Häufige Fragen
FAQs zu SoftDeCC Wissensmanagement
Was ist SoftDeCC KMS (Knowledge Management System)?
Ein Content Management System zur Organisation von Firmenwissen, das Inhalte gleichzeitig menschen- und KI-freundlich aufbereitet – als Grundlage unter anderem für einen Chatbot, der Fragen auf Basis der hinterlegten Inhalte beantwortet. Ursprünglich entwickelt, um Nutzer:innen bei komplexen Trainingsmanagementprozessen und der Bedienung der Lernwelt-Software zu unterstützen.
Woher weiß der Chatbot, welche Antworten richtig sind?
Er stützt sich auf die ihm zur Verfügung gestellte Dokumentation – etwa Ihr Handbücher und Prozessanweisungen, statt frei zu antworten. Das macht Antworten nachvollziehbar und auf die tatsächliche Quelle rückführbar.
Ist SoftDeCC KMS nur für den L&D-/Trainingsbereich gedacht?
Nein. L&D ist der Ursprung des Produkts und ein häufiger Anwendungsfall, meist auch organisatorisch verantwortlich. Das zugrundeliegende Prinzip ist aber fachbereichsunabhängig und lässt sich auf jede strukturierte Unternehmensdokumentation übertragen, etwa in komplexen Organisationsstrukturen mit mehreren Standorten.
Eignet sich SoftDeCC KMS auch für Compliance-relevante Bereiche?
Ja, das ist ein naheliegender Anwendungsfall: Da Antworten stets auf eine hinterlegte Quelle zurückführbar sind, eignet sich das Prinzip besonders für Bereiche wie Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit oder Datenschutz, in denen Nachvollziehbarkeit gefordert ist.
Kann SoftDeCC KMS im Onboarding neuer Mitarbeitender eingesetzt werden?
Ja. Neue Mitarbeitende können strukturiert aufbereitete Onboarding-Inhalte selbstständig abrufen, statt wiederholt dieselben Fragen an Kolleg:innen zu stellen.
