Made in Germany · ISO 27001 · DSGVO-konform
Teilnehmerverwaltung - Software für Seminare, Webinare und Akademien
Warum SoftDeCC TMS für Ihre Teilnehmerverwaltung?
Manuell gepflegte Tabellen, halbautomatisierte E-Mail-Verteiler, verteilte Dateiablagen – das kennen viele Trainingszentren. SoftDeCC ersetzt diese Insellösungen durch eine zentrale Teilnehmerverwaltung: strukturiert, DSGVO-konform und direkt in Ihre bestehende Lerninfrastruktur integrierbar – für Webinare und Online-Trainings ebenso wie für Präsenzseminare, wobei jedes Format eigene Anforderungen mitbringt.Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, zuverlässige Kommunikation und lückenlose Dokumentation – von der Erstanmeldung bis zum Qualifikationsnachweis.
Ihre Vorteile im Überblick:
• Automatisierte Teilnehmerregistrierung & Bestätigung
• Persönliche und automatisierte Teilnehmerkommunikation
• Zentrale Teilnehmerverwaltung – DSGVO-konform und auditierbar
• Format-spezifische Zusatzfunktionen für Präsenzveranstaltungen
• Integrierte Feedback-Funktionen und Erfolgsmessung
• Reporting und Bildungscontrolling auf Knopfdruck
B2B oder Einzelpersonen
Schnittstellen
Alle Lernformate
Funktionsüberblick
Funktionen der Teilnehmerverwaltung im Überblick
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Anmeldung & Self-Service Schnelle Registrierung mit automatischer Bestätigung, flexiblen Buchungsoptionen und QR-Code-basiertem Check-In. Digitale Teilnehmerlisten sorgen für Echtzeit-Transparenz – unabhängig vom Format.
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Kommunikation & Betreuung Automatisierte E-Mails, SMS und App-Benachrichtigungen informieren Teilnehmende rechtzeitig über Termine, Zugangslinks (bei Online-Formaten) oder Veranstaltungsorte (bei Präsenzformaten) sowie individuelle Hinweise.
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Teilnehmerprofile digital verwalten Individuelle Teilnehmerdaten, Qualifikationen und Präferenzen zentral für eine gezielte Ansprache und optimale Organisation.
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Kursunterlagen & PDF-Annotator Digitale Schulungsunterlagen für alle Lernformate, die Teilnehmer bei Bedarf personalisieren und annotieren können.
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Feedback & Zertifikate Integrierte Evaluationstools ermöglichen direktes Feedback nach Veranstaltungen, während die automatische Zertifikatserstellung den Abschluss bestätigt.
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Beschwerdemanagement Teilnehmerbeschwerden schnell und systematisch erfassen und bearbeiten – für nachhaltige Zufriedenheit.
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Kundenportal für Teilnehmer-Selbstverwaltung Teilnehmer verwalten ihre Daten, Anmeldungen und Kursunterlagen bequem selbst – für weniger Verwaltungsaufwand und mehr Transparenz.
Klasssische Seminare + Kurse
Zusätzliche Anforderungen bei Präsenzveranstaltungen
Wer an einem Webinar teilnimmt, braucht einen Zugangslink. Wer zu einem mehrtägigen Präsenzseminar anreist, braucht mehr: Anfahrtsinformationen, ggf. eine Hotelempfehlung oder -buchung, Angaben zur Verpflegung und Informationen zum Veranstaltungsort selbst.
SoftDeCC bildet diese präsenzspezifischen Zusatzinformationen als Teil der Teilnehmerkommunikation ab:
• Anfahrtsskizzen und Wegbeschreibungen zum Veranstaltungsort
• Hinweise zu Verpflegung (z. B. Ernährungspräferenzen bei der Anmeldung erfassen)
• Hotelinformationen bzw. -empfehlungen für mehrtägige Veranstaltungen
• Veranstaltungsort-spezifische Hinweise (Parkplätze, Zugang, Ansprechpartner vor Ort)
Reporting & Bildungscontrolling
Wie viele Teilnehmer haben ein Seminar abgebrochen? Welche Qualifikationen fehlen in welchem Team? SoftDeCC liefert auswertbare Reports zu Buchungsquoten, Stornierungsraten, Feedbackergebnissen und Qualifikationsnachweisen. Die Daten lassen sich exportieren und in BI-Systeme integrieren – Grundlage für belastbare Entscheidungen im Bildungscontrolling.
Bieten Sie geförderte Schulungen an?
Für Bildungsanbieter mit AZAV-Zertifizierung bildet SoftDeCC zusätzlich die Verwaltung von Bildungsgutscheinen und AVGS-Maßnahmen ab.
Jetzt kostenlos beraten lassen
Bereit für effizientes Teilnehmermanagement?
Wir zeigen Ihnen in nur 30 Minuten, wie sie die Teilnehmenden Ihrer Seminare effizient mit automatisierter Kommunikation managen.
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Über 25 Jahre Expertise
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Made in Germany
Häufige Fragen
FAQs zu Teilnehmerverwaltung
Wie viel Verwaltungsaufwand spart SoftDeCC bei der Teilnehmerverwaltung?
SoftDeCC automatisiert Registrierung, Buchungsbestätigung, Erinnerungs-E-Mails und Wartelistenverwaltung. Viele Trainingszentren berichten, dass manuelle Einzelschritte erheblich zurückgehen – Ihr Team gewinnt Zeit für inhaltliche Aufgaben.
Ist SoftDeCC DSGVO-konform – und wo werden Teilnehmerdaten gespeichert?
SoftDeCC ist DSGVO-konform und läuft auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland. Teilnehmerdaten verlassen den DACH-Raum nicht. SoftDeCC ist zusätzlich nach ISO 9001 zertifiziert.
Lässt sich SoftDeCC in bestehende HR- oder ERP-Systeme integrieren?
SoftDeCC bietet standardisierte Schnittstellen für HR-, ERP- und Identity-Management-Systeme. SSO, LDAP und individuelle API-Anbindungen sind möglich.
Wie unterscheidet sich Teilnehmerverwaltung von Seminarverwaltung?
Seminarverwaltung organisiert die Veranstaltung – Termine, Räume, Trainer. Teilnehmerverwaltung fokussiert die Personen: Registrierung, Profildaten, Kommunikation und Qualifikationsnachweise. Beides deckt SoftDeCC in einem integrierten System ab.
Unterscheiden sich die Anforderungen an die Teilnehmerverwaltung bei Webinaren und Präsenzseminaren?
Im Kern nicht – Registrierung, Kommunikation, Profile und Zertifikate funktionieren für beide Formate gleich. Bei Präsenzformaten kommen zusätzliche Informationen hinzu, die bei Online-Formaten entfallen: Anfahrt, Verpflegung, ggf. Hotelbuchung.
Können Teilnehmer ihre Buchungen und Daten selbst verwalten?
Ja. Das Teilnehmerportal ermöglicht Self-Service: Anmeldung, Stornierung, Datenpflege sowie Abruf von Kursunterlagen und Zertifikaten – ohne Eingriff der Verwaltung
