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Digitale Fremdfirmenunterweisung
Externe vor Arbeitsbeginn sicher unterweisen
Instandhalter, Reinigungsdienste, Montageteams, Handwerksbetriebe: In vielen Industrieunternehmen arbeiten täglich mehr externe Personen auf dem Gelände als man denkt. Die Unterweisung selbst ist dabei selten das Problem. Schwierig ist die Schnittstelle dazwischen: Wer ist unterwiesen, wie lange gilt das noch – und weiß das die Person, die über den Zutritt entscheidet?Mit SoftDeCC verlagern Sie die Sicherheitsunterweisung vor den ersten Arbeitstag: Externe absolvieren die Unterweisung online, in ihrer Sprache, mit Verständnistest – und kommen bereits unterwiesen am Werkstor an.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen praxisorientierten Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.
Kompetenzentwicklung
Assessment
Zertifizierung
Verantwortung und Haftung
Wer ist für die Unterweisung verantwortlich?
| Beteiligte | Pflicht | Grundlage |
|---|---|---|
| Arbeitgeber der Fremdfirma | Unterweist die eigenen Beschäftigten zu ihrer Tätigkeit | § 12 ArbSchG |
| Auftraggeber (Ihr Unternehmen) | Muss über die betriebsspezifischen Gefahren informieren und sich vergewissern, dass die externen Beschäftigten angemessene Anweisungen erhalten haben | § 8 Abs. 2 ArbSchG |
| Beide gemeinsam | Zusammenarbeit bei der Gefährdungsbeurteilung; bei gegenseitiger Gefährdung Abstimmung, ggf. Benennung einer koordinierenden Person | § 8 Abs. 1 ArbSchG, DGUV Vorschrift 1 § 6 |
In der Praxis heißt das: Die Fremdfirma bringt die Fachkompetenz mit, Ihr Unternehmen muss die standortspezifischen Gefahren vermitteln – Werksregeln, Alarmierung, Fluchtwege, besondere Gefahrenbereiche, Erlaubnisscheinverfahren. Genau diese Inhalte eignen sich hervorragend für eine digitale Vorab-Unterweisung.
Zielgruppendefinition
Fremdfirma, Besuchende, Leiharbeitnehmende – die Unterschiede
| Fremdfirma | Besuchende | Leiharbeitnehmende | |
|---|---|---|---|
| Arbeitgeber | eigene Firma | – | Verleiher |
| Wer unterweist? | Fremdfirma + Information durch Auftraggeber | Gastgeber (Kurzunterweisung) | Einsatzbetrieb vollständig (§ 12 Abs. 2 ArbSchG) |
| Typische Inhalte | Standortgefahren, Werksregeln, Notfallverhalten, Erlaubnisscheine | Verhaltensregeln, Notfallverhalten, Schutzausrüstung | wie eigene Beschäftigte |
| Gültigkeit | meist befristet, z. B. 12 Monate oder Auftragsdauer | meist je Besuch | wie eigene Beschäftigte |
| Gültigkeit | meist befristet, z. B. 12 Monate oder Auftragsdauer | meist je Besuch | wie eigene Beschäftigte |
Bewährt in der Praxis
So läuft die digitale Fremdfirmenunterweisung ab
Fremdfirma anlegen
Ihr Unternehmen legt die beauftragte Firma an und benennt eine verantwortliche Person auf Seiten der Fremdfirma.
Beschäftigte registrieren
Die Fremdfirma meldet ihre Beschäftigten selbst an – ohne dass Ihr HR oder Ihre Sicherheitsfachkraft jede Person einzeln erfassen muss.
Online-Unterweisung vorab
Externe absolvieren die standortspezifische Unterweisung vor dem ersten Arbeitstag – am Computer oder Smartphone, in ihrer Sprache..
Verständnistest
Eine kurze Wissensprüfung stellt sicher, dass die Inhalte verstanden wurden.
Nachweis mit Gültigkeit
Die bestandene Unterweisung wird mit Ablaufdatum dokumentiert.
Prüfung beim Zutritt
Pforte oder Werkschutz sehen, ob eine gültige Unterweisung vorliegt.
Arbeitsplatzbezogene Einweisung vor Ort:
Spezifische Gefahren am Einsatzort werden ergänzend vor Ort vermittelt und im selben System dokumentiert.
Erneuerung
Vor Ablauf werden Fremdfirma und Beschäftigte automatisch an die Wiederholung erinnert.
Vorteil • Nutzen
Was Sie gewinnen
✓
Keine Warteschlangen am Werkstor: Die Unterweisung findet vor Anreise statt, nicht morgens um sieben im Schulungsraum.
✓
Entlastung der Sicherheitsfachkräfte: Standardinhalte laufen digital, Vor-Ort-Zeit konzentriert sich auf arbeitsplatzspezifische Gefahren.
✓
Verständnis statt Unterschrift: Mehrsprachige Inhalte und ein Test belegen, dass die Unterweisung angekommen ist.
✓
Auditfähige Nachweise: Für jede externe Person ist dokumentiert, wann sie zu welchem Inhalt unterwiesen wurde und bis wann das gilt.
✓
Klare Verantwortung: Die Fremdfirma pflegt ihre Beschäftigten selbst und sieht, wer noch nicht unterwiesen ist.
Softwareanforderungen
Anforderungen an eine Software für Fremdfirmenunterweisung
| Anforderung | Waum wichtig | Angebot von SoftDeCC |
|---|---|---|
| Externe Zugänge ohne HR-Stammdaten | Externe sind nicht im HR-System und sollen es auch nicht sein | Rollenbasierte Lernportale für externe Zielgruppen → Lernportale |
| Self-Service für Fremdfirmen | Firmenverantwortliche pflegen ihre Beschäftigten selbst | Partner-Verwaltung aus dem Extended-Enterprise-Umfeld → Extended Enterprise Learning |
| Mandantentrennung | Fremdfirmen sehen nur ihre eigenen Beschäftigten; Konzerne trennen Standorte | Multi-Instanz LMS |
| Mehrsprachigkeit | Externe Teams sind häufig international | → LMS Konfiguration |
| Verständnistest | Nachweis, dass Inhalte verstanden wurden | → Testgenerator |
| Mehrsprachigkeit | Externe Teams sind häufig international | → LMS Konfiguration |
| Gültigkeitslogik | Ablaufdatum und automatische Erinnerung | → Automatisierte Lernpfade |
| Mobile Nutzung | Unterweisung per Smartphone vor Anreise | → Responsive Lernportale |
| Anbindung an Zutrittssysteme | Pforte erkennt gültige Unterweisung | Über Schnittstellen → SoftDeCC API |
| Datenschutz | Daten externer Personen nach Auftragsende löschen | Konfigurierbare Löschfristen, Hosting nach Wahl → DSGVO-konformes LMS |
Dokumentation
Besucherunterweisung
Auch Besuchende müssen wissen, wie sie sich auf dem Gelände verhalten und was im Notfall zu tun ist. Eine kurze digitale Unterweisung, die Besuchende vorab per Link erhalten, sorgt dafür, dass niemand ohne Grundinformationen in die Produktion gelangt – und dokumentiert das gleichzeitig.Ebenso denkbar ist eine Unterweisung direkt am Empfang, etwa über ein Tablet, an dem Besuchende sich kurz erfassen und die Sicherheitshinweise bestätigen. Wenn ein solches Szenario für Sie wichtig ist, sprechen Sie uns an: Anforderungen dieser Art lassen sich mit SoftDeCC in der Regel ohne großen Aufwand umsetzen.
Checkliste
Fremdfirmenmanagement digital aufsetzen
☐
Standortspezifische Gefahren und Werksregeln als Unterweisungsinhalt aufbereitet
☐
Gültigkeitsdauer je Unterweisungsart festgelegt
☐
Verantwortliche Person je Fremdfirma benannt
☐
Sprachen der wichtigsten externen Zielgruppen abgedeckt
☐
Prozess an Pforte bzw. Werkschutz geklärt
☐
Ergänzende Vor-Ort-Einweisung für besondere Gefahrenbereiche geregelt
☐
Löschfristen für Daten externer Personen festgelegt
☐
Koordination bei gegenseitiger Gefährdung (DGUV Vorschrift 1 § 6) berücksichtigt
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Unterwiesen ankommen statt am Werkstor warten
Sprechen Sie mit uns darüber, wie sich Ihr Fremdfirmenprozess in SoftDeCC abbilden lässt – vom Self-Service für Fremdfirmen bis zum Nachweis beim Zutritt.
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Über 25 Jahre Expertise
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Häufige Fragen
FAQs Fremdfirmenunterweisung
Muss der Auftraggeber Fremdfirmen-Beschäftigte unterweisen?
Die tätigkeitsbezogene Unterweisung ist Aufgabe der Fremdfirma. Der Auftraggeber muss jedoch über die Gefahren auf seinem Gelände informieren und sich vergewissern, dass die externen Beschäftigten angemessene Anweisungen erhalten haben (§ 8 Abs. 2 ArbSchG). In der Praxis geschieht das über eine standortspezifische Sicherheitsunterweisung.
Wie lange ist eine Fremdfirmenunterweisung gültig?
Gesetzlich ist keine feste Frist vorgegeben. Üblich sind 12 Monate oder die Dauer des Auftrags. Bei Änderungen der Gefährdungslage ist eine erneute Unterweisung nötig.
Reicht eine Online-Unterweisung aus?
Für allgemeine Standortinformationen in der Regel ja, sofern Verständnis überprüft wird und Rückfragen möglich sind. Für besondere Gefahrenbereiche ist eine ergänzende Einweisung vor Ort sinnvoll und häufig erforderlich.
Brauchen Fremdfirmen-Beschäftigte ein vollwertiges Benutzerkonto?
Nein. Externe erhalten einen Zugang über ein rollenbasiertes Lernportal, ohne dass sie im HR-System angelegt werden müssen
Was ist der Unterschied zu Extended Enterprise Learning?
Extended Enterprise Learning schult Partner, Händler oder Kunden – es geht um Wissen und Geschäft. Die Fremdfirmenunterweisung ist eine Sicherheitsvoraussetzung für den Zutritt. Beides lässt sich in SoftDeCC parallel abbilden.
